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Budget prévisionnel : conseils pour concrétiser votre projet

Publié le 03-06-2024

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Outil indispensable au développement de votre projet, le budget prévisionnel permet de suivre et d’anticiper les variations financières de votre activité.

Grâce à des estimations budgétaires réalistes, il facilite l’élaboration de stratégies (financières, commerciales ou autres) et l’étude de leurs résultats.

Associé à un business model, le budget prévisionnel donne une vision détaillée, chiffrée et concrète de votre projet.

Voyons ce qu’il contient et comment le créer, afin de faire du budget prévisionnel un atout dans la gestion et la concrétisation de votre projet.

Budget prévisionnel : de quoi parle-t-on ?

Bien plus qu’une suite de données chiffrées les unes à la suite des autres, le budget prévisionnel est un outil incontournable du pilotage de votre projet entrepreneurial.

Gestion budgétaire, stratégie de financement, décisions proactives… focus sur les caractéristiques et les avantages du budget prévisionnel.

Budget prévisionnel : définition

Le budget prévisionnel est un document non normalisé, qui permet de prévoir les recettes et les dépenses de votre entreprise.

Cet état comptable fournit une projection de l’activité de votre projet d’entreprise, sur une période donnée (appelée « exercice comptable », qui peut être une année civile ou fiscale).

Le budget prévisionnel est le reflet de la santé financière de votre projet.

Quel que soit son stade de développement, le budget prévisionnel permet de vérifier la viabilité, la rentabilité et la performance de votre projet entrepreneurial.

En recensant, identifiant et classant vos charges et recettes prévisionnelles, il vous permet de réaliser les ajustements nécessaires pour atteindre l’équilibre ou l’excédent budgétaire visé.

Notons que le budget prévisionnel peut être complété d’un budget prévisionnel de trésorerie (ou plan de financement) et intégré dans un prévisionnel d’exploitation.

Ce tableau prévisionnel met en évidence les variations de trésorerie (l’argent qui entre et sort de vos comptes bancaires) de votre projet mois après mois. 

Véritable feuille de route pour votre entreprise, ce prévisionnel vous permet d’établir et d’adapter vos objectifs annuels.

budget prévionnel objectifs entreprise

Les avantages d’un budget prévisionnel

Votre budget prévisionnel permet de réaliser une estimation précise des flux financiers de votre projet.

Réelle valorisation de votre entreprise, ce tableau budgétaire présente de nombreux autres avantages.

Le budget prévisionnel facilite la gestion de votre budget

En classifiant et estimant vos recettes et charges prévisionnelles, le budget prévisionnel permet une gestion efficace de votre trésorerie.

Vous disposez d’une vision claire de vos comptes, de ce que votre activité vous rapporte et des coûts qu’elle vous permet de couvrir.

Vous êtes ainsi en mesure de prioriser vos ressources en fonction de vos besoins.

Le budget prévisionnel pour prévoir vos besoins en trésorerie

Le budget prévisionnel récapitule l’ensemble des encaissements et décaissements réels de votre projet.

De cette manière, vous disposez d’un solde de trésorerie prévisionnel mensuel, ce qui vous permet d’anticiper vos besoins en trésorerie.

Cette anticipation permet de gérer et d’optimiser vos flux de trésorerie, facilitant ainsi l’élaboration d’une stratégie de financement (délai de paiement…) adaptée à votre projet.

Le budget prévisionnel facilite vos demandes de financements

Le budget prévisionnel permet des projections financières rigoureuses et fiables. 

Ces prévisions renforcent la crédibilité de votre projet face à des financeurs, en montrant sa viabilité et sa maturité économique. 

C’est un réel atout pour faciliter le dialogue lors de vos demandes de financements auprès de partenaires financiers, investisseurs et autres établissements bancaires.

Afin de multiplier vos chances, vous pouvez établir un budget prévisionnel par scénario (en faisant par exemple varier les charges prévisionnelles, en ajoutant l’obtention d’un prêt bancaire, etc.).

Cela montre votre capacité à prévoir, anticiper et maîtriser votre projet et votre budget.

budget prévionnel obtenir financements

Le budget prévisionnel pour fixer, contrôler et atteindre vos objectifs

Le fait d’avoir un budget permet d’allouer certaines sommes à certaines actions, dans le but d’atteindre des objectifs précis.

Le budget prévisionnel permet de faire le bilan de ces opérations, d’en apprécier la pertinence et de calculer leur rendement.

Il vous permet d’estimer si vos objectifs sont atteints et si tel n’est pas le cas, il vous permet de revoir votre stratégie (exemple : revoir l’ampleur de l’investissement, les caractéristiques de l’opération, de la campagne marketing, etc.).

Le budget prévisionnel : une aide à la prise de décisions

La réalisation d’un budget prévisionnel ne peut se faire sans la tenue quotidienne et rigoureuse de votre comptabilité.

Il vous permet d’avoir une vision réaliste et actuelle de l’état financier de votre entreprise.

Le budget prévisionnel est ainsi un outil essentiel d’aide à la décision, puisqu’il permet :

  • D’envisager plusieurs hypothèses d’actions de développement,
  • D’anticiper les problèmes financiers, 
  • De favoriser la mise en place d’ajustements proactifs,
  • D’adopter de bonnes pratiques budgétaires…

Ainsi, vous savez de combien d’argent vous disposez et pouvez décider si vous engagez ou non des fonds pour tel ou tel projet.

Le budget prévisionnel permet de prévoir les imprévus

Votre budget prévisionnel permet de réaliser plusieurs budgets segmentés, en fonction de vos besoins connus.

Il vous permet également de prévoir une enveloppe pour ceux que vous ne pouvez pas encore anticiper : les imprévus de la vie d’entreprise. 

Le prévisionnel vous permet de réaliser des simulations pour dégager des fonds et faire face à ces imprévus (pannes de machines, arrêt maladie, poursuites judiciaires, etc.).

Les étapes clés pour élaborer un budget prévisionnel

S’il est possible de se procurer un exemple de budget prévisionnel en ligne, sa réalisation répond à des règles, tant sur le fond que sur la forme. 

Afin de ne rien oublier, voyons les étapes à suivre pour élaborer un budget prévisionnel, savoir de quoi il se compose et comment il s’organise.

Budget prévisionnel : compréhension du projet et de ses objectifs

Le budget prévisionnel se présente sous la forme d’un tableau, où les colonnes représentent les mois, et où les lignes représentent les postes de dépenses ou rentrées d’argent.

Ainsi, avant de présenter un budget prévisionnel, vous devez :

  • Décider de la durée l’exercice fiscal sur lequel il va s’étendre
  • Classer par catégories et sous-catégories les décaissements
  • Classer par catégories et sous-catégories les encaissements

De cette manière, vous aurez une vision claire de votre trésorerie future.

Toutefois, la connaissance de cette comptabilité prévisionnelle reste inutile si vous ne pouvez pas l’utiliser pour propulser votre projet.

C’est pourquoi, la tenue d’un prévisionnel doit se faire de pair avec :

  • La mise en place d’objectifs clairs et précis :
    • L’équilibre budgétaire ?
    • La réalisation d’une marge ?
  • Et la mise en place de plusieurs stratégies :
    • Décider d’un budget prévisionnel par ligne produits/charges,
    • Mettre en place divers KPI,
    • Etc.

Votre budget prévisionnel doit vous servir de feuille de route pour l’année à venir. Il n’est utile et pertinent que s’il est régulièrement comparé avec votre activité réelle.

Budget prévisionnel : identification et analyse des coûts

Votre budget prévisionnel doit intégrer toutes les charges prévisionnelles de votre entreprise (décaissements).

budget prévisionnel charges prévisibles

De manière générale, les coûts assumés par votre projet sur un exercice comptable, se rassemblent en 2 catégories :

  1. Les charges fixes : 

Ce sont les dépenses dont le montant est récurrent et stable, quel que soit le niveau d’activité de l’entreprise. 

Parmi les coûts fixes l’on retrouve par exemple :

  • Frais de fonctionnement (loyer, abonnements divers, eau, électricité…)
  • Frais personnels (salaires, charges sociales, charges patronales…)
  • Achats de fournitures
  • Assurances (véhicules de fonction, matériels, locaux, responsabilité…)
  • Charges commerciales et marketing
  • Impôts (contribution économique territoriale CET, impôts sur les sociétés…)
  • Taxes (décaissement de TVA, taxe d'apprentissage…)
  • Frais bancaires (tenue de compte, frais de prélèvement auto, commissions…)
  • Remboursements de prêts, crédit-bail, dotations aux amortissements
  • Etc.
  1. Les charges variables :

Qui reprennent l’ensemble des dépenses dont le montant évolue en fonction de l’activité de l’entreprise.

Parmi les charges variables, on retrouve :

  • Achats de matières premières
  • Achats de marchandises
  • Autres charges de fournisseurs (attention aux délais de paiement)
  • Frais de déplacement (carburant, train…)
  • Contrats de sous-traitance (prestataires, communication, avocat, comptabilité…)
  • Provisions en cas de litiges, sinistres, réparations de machines ou autres imprévus
  • Etc.

Afin de donner une vision réaliste de votre projet, votre budget prévisionnel doit être réalisé en TTC (toutes taxes comprises) et doit comprendre le budget de TVA.

Budget prévisionnel : prévision des revenus et des bénéfices

Votre budget prévisionnel doit également estimer les revenus générés par votre projet.

Il doit ainsi lister les recettes prévisionnelles (encaissements) suivants :

  • Revenus générés par votre activité (ventes de marchandises ou prestations de services)
  • Production de stock (variation de stocks de produits finis)
  • Subventions
  • Autres aides financières (prime emploi, ACRE…)
  • Apports en capital
  • Prêt bancaire
  • Crédit de TVA
  • Etc.

Gardez à l’esprit que ce budget est prévisionnel. Il est donc amené à évoluer au cours de l’année, en même temps que votre projet (nouveau fournisseur, évolution du marché, opportunité marketing, etc.).

Il doit cependant rester équilibré et montrer la rentabilité de votre projet.

Pour cela, l’ensemble de vos revenus doit vous permettre de calculer le seuil de rentabilité de votre projet (break-even point, aussi appelé point mort), c’est-à-dire le chiffre d’affaires minimum à réaliser pour couvrir vos charges et ne pas perdre d’argent.

Pour calculer le seuil de rentabilité = charges fixes / taux de marges sur coûts variables

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Budget prévisionnel : mise en place de KPIs et suivi budgétaire

Le budget prévisionnel sert également de référence pour estimer, suivre et mesurer les performances de votre projet dans un tableau de bord.

Pour cela, on utilise différents indicateurs clés de performances, les KPIS (Key Performance Indicators).

Il existe de nombreux types de KPI, propres à chaque objectif d’une entreprise. On en retrouve ainsi pour le marketing, les finances, les ventes, etc.

Au sein d’un budget prévisionnel, le rôle des KPI est primordial car ils permettent une gestion proactive. 

Les résultats fournis par les différents indicateurs financiers (KPI) permettent de réaliser des ajustements en cours d’année, afin de maintenir une bonne santé financière du projet et éviter les problèmes de trésorerie.

Chaque KPI doit être associé à un objectif précis et simple. Pour chaque KPI, vous devez être en mesure d’identifier rapidement les écarts et les raisons de ces écarts par rapport à l’objectif visé pour pouvoir y remédier.

Voici quelques KPI que vous pouvez utiliser pour estimer les performances de votre projet :

  • Le budget global, qui permet de définir les limites financières dans lesquelles l’entreprise doit opérer ( = total des prévisions de dépenses et des investissements sur une période donnée).
  • Le retour sur investissement (ROI), pour évaluer la rentabilité des investissements réalisés (ROI = (bénéfice net actualisé – coût de l’investissement) / coût de l’investissement X 100).
  • La marge brute, qui mesure les bénéfices générés par l’activité principale, sans tenir compte des coûts opérationnels indirects (MB = (revenus – coût des biens ou services vendus) / revenus X 100).
  • Le besoin en fonds de roulement (BFR), qui indique le montant que votre entreprise doit posséder pour financer son exploitation et faire face aux décalages des mouvements de trésorerie (BFR = actif circulant - passif circulant).

Budget prévisionnel : nos conseils & les erreurs à éviter

Avant de vous lancer dans l’élaboration des budgets prévisionnels qui accompagneront votre projet, arrêtons-nous sur les outils de budgétisation, qui facilitent leur réalisation, et sur les erreurs à éviter.

Les principaux outils de budgétisation

Il existe de nombreux outils de budgétisation, dont le but est de vous aider à concevoir, gérer, contrôler et modifier votre budget entreprise.

Sous la forme d’un budget Excel ou de logiciels spécialisés, ils ont tous un rôle commun : faciliter la gestion budgétaire de vos projets.

outil réalisation budget prévisionnel

Pour cela, ils utilisent l’historique des flux financiers de votre projet et réalisent une prévision budgétaire sur une période donnée.

Il est donc primordial de veiller à l’exactitude des données collectées, afin de gagner en temps, efficacité et fiabilité !

Ils comptent de nombreuses fonctionnalités, les principales étant :

  • Le paramétrage de budgets et périodes associées,
  • Le suivi des entrées, sorties d’argent et budgets en temps réel,
  • La réalisation du compte d’exploitation prévisionnel,
  • Le suivi des mouvements de trésorerie par rapport au budget prévisionnel,
  • La mise en place d’objectifs budgétaires et l’analyse des écarts (KPI),
  • La visualisation graphique des données,
  • Etc.

Avantageux, les outils de gestion budgétaire sont un atout dans la gestion quotidienne de votre projet puisqu’ils facilitent :

  1. La prise de décisions et la mise en place de stratégie
  2. L’optimisation de vos budgets
  3. L’amélioration de votre rentabilité
  4. Le gain en compétitivité sur votre marché

Budget prévisionnel : les erreurs communes

Le budget prévisionnel est un outil rigoureux qui vous aide à piloter les finances de votre projet…à condition de n’oublier aucun point !

Pour vous accompagner dans cette démarche, voici les erreurs les plus communes à éviter lors de la réalisation de votre budget prévisionnel :

  1. Faire des prévisions trop optimistes :

Ne surestimez pas vos recettes prévisionnelles, pour donner une (fausse) impression de succès ! C’est la meilleure manière de s’exposer à des déconvenues et pertes financières inutiles.

Un bon business plan permet ainsi d’étudier votre marché, comprenez ses tendances et comment elles impactent vos prévisions.

Appuyez-vous sur des données financières passées et actuelles, afin de construire votre budget prévisionnel sur une base solide et réaliste, voire légèrement pessimiste.

  1. Ne pas tenir compte des frais cachés ou imprévus :

Au début d’un projet, il est plus aisé d’estimer les dépenses directes et récurrentes qui doivent figurer dans le budget prévisionnel.

Cependant, il est important de ne pas oublier les frais cachés, même s’ils ne sont pas visibles immédiatement, car ils peuvent avoir un impact négatif sur le budget.

Voici quelques exemples que frais cachés souvent omis par les entreprises :

  • Certaines taxes (taxe d’apprentissage, contribution économique territoriale…)
  • Les primes d’indemnisation,
  • Les frais de formations,
  • Les frais juridiques
  • Les frais d’études externes (marketing, notamment)
  • Les dépenses de protection et sécurisation des données,
  • Etc.
  1. Négliger l’importance du BFR :

Un budget prévisionnel reste prévisionnel. Or, aucune entreprise n’est à l’abri d’imprévus.

Il est donc primordial de prévoir un BFR (besoin en fonds de roulement) avec une marge de sécurité suffisante pour couvrir ces dépenses imprévues qui pourraient survenir au cours de l’exercice.

erreur trésorerir budget prévisionnel
  1. Garder une balance de trésorerie négative :

Si cela peut être ponctuel, il n’est pas possible de conserver durablement une balance de trésorerie négative dans votre budget prévisionnel.

Cela est le signe que vos dépenses sont supérieures à vos recettes, que votre budget prévisionnel n’est pas équilibré. 

Il faut donc revoir vos charges et vos recettes prévisionnelles afin de comprendre d’où vient le problème et effectuer les ajustements nécessaires. Sans quoi, votre projet s’expose à des difficultés de paiements, un manque de rentabilité, etc.

  1. Ne pas intégrer de moyens de suivi de votre budget (KPI) :

Un budget prévisionnel est amené à évoluer au cours de l’année.

Il est donc important de garder un trace des ajustements effectués, des stratégies adoptées en cours d’années, des budgets révisés, des objectifs visés…

D’où l’importance de choisir avec attention les indicateurs financiers (KPI) que vous utiliserez pour le suivi des prévisions budgétaires de votre projet.

Synthèse de vos moyens financiers et des stratégies budgétaires adoptées, le budget prévisionnel offre une présentation chiffrée de votre projet.

Cette dernière permet une gestion optimisée de votre trésorerie, qui vous indique si votre modèle économique est suffisamment viable pour monter votre entreprise sur vos fonds ou s’il vous faut solliciter des aides à la création.


FAQ

La réalisation d'un budget prévisionnel et trois question :


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