Nos conseils pour bien gérer une entreprise

Que ce soit en période de crise ou non, bien gérer une entreprise fait l’objet d’une recherche permanente de solutions à mettre en place sur le court, moyen ou long terme.

Rationalisation, chasse aux coûts, bons gestes, réflexion d’équipe, implication des salariés, tableaux de bords : les solutions ne manquent pas et relèvent souvent davantage du bon sens que de techniques sophistiquées.

S’il n’existe pas une solution miracle unique, c’est en revanche l’addition de solutions multiples qui engendre l’optimisation des performances l’entreprise (et donc de sa rentabilité), voire sa survie en période critique.

Voici un certain nombre d’actions à mettre en place pour y parvenir.

Suivre un tableau de bord pour gérer une entreprise

Bien gérer une entreprise est impossible sans avoir recours à un tableau de bord.

Ceci concerne tous types d’activité et tailles d’entreprises.

On peut utiliser des outils complexes, comme très basiques.

L’objectif est que le tableau de bord soit facilement exploitable et qu’il ait une véritable utilité.

A quoi sert un tableau de bord pour gérer une entreprise ?

Construire et suivre un tableau de bord permet de suivre les performances de l’entreprise sous forme d’indicateurs appelés KPI (Key Performance Indicators).

Ce suivi offre au dirigeant la possibilité de concevoir, anticiper et rectifier ses différentes stratégies financières, commerciales, marketing, etc.

Le tableau est un puissant outil de management, devant être partagé avec les membres des équipes. Il permet de les impliquer, de nourrir les échanges et de fixer des objectifs par secteur.

Comment créer un tableau de bord d’entreprise ?

Simplicité et efficacité avant tout !

Si un tableau de bord demande une analyse complexe, l’on obtient le contraire de l’effet recherché.

Un tableau de bord efficace est d’abord concis, facile et rapide à lire. Il est ensuite totalement exploitable.

Comment l’élaborer ?

1. Sélectionner les critères pertinents, exprimables sous forme d’indicateurs clairs et qui servent réellement.

2. Pouvoir extraire facilement les données de calcul. Ces données doivent être fiables, vérifiables et comprises de tous les utilisateurs.

3. Etablir le mode de calcul des indicateurs.

4. Etablir le mode et la périodicité de suivi du tableau de bord

5. Déterminer des indicateurs faciles à suivre et à transformer en actions concrètes.

On catégorise 2 types d’indicateurs :

Les indicateurs d’activité : ils servent à quantifier les volumes.

• Quantités vendues
• Quantités produites
• Quantités achetées
• Nombre de produits en stock
• Nombre de clients par période
• Etc.

Les indicateurs de résultats : ils servent à quantifier les performances.

• Chiffre d’affaires
• BFR et CAF
• Rentabilité et marges
• Coûts divers
• Qualité
• Trésorerie

Les tableaux de bord pour la gestion de trésorerie

La gestion de trésorerie est incontournable pour assurer la survie et la réussite de l’entreprise.

Rappelons que la trésorerie est constituée par les fonds disponibles dans des caisses de l’entreprise, qui lui permettent de financer l’activité.

Bien gérer la trésorerie est donc indispensable.

Cela s’anticipe notamment au moyen des tableaux de bords financiers, qui permettent de suivre les flux d’argent entrants et sortants.

C’est sur la base de ces données que vous pouvez choisir et adapter vos stratégies d’investissement et d’arbitrage de dépenses.

Il convient donc de réaliser un plan de trésorerie.

C’est un tableau détaillant les entrées et sorties à venir. Exhaustif, il doit intégrer les flux certains et les flux probables.

Mettre en place des process pour gérer une entreprise

Dans toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, la force de l’habitude entraîne souvent des processus obsolètes, que l’on n’imagine pas transformer.

Il est pourtant indispensable de penser et d’organiser la façon de travailler, en vue de l’optimiser.

Pourquoi mettre en place des process pour gérer une entreprise ?

L’entreprise doit évoluer avec le monde extérieur et se remettre en question régulièrement.

Pour cela, le chef d’entreprise doit régulièrement prendre du recul sur l’exploitation, la considérer dans son ensemble et s’interroger sur ce qui fonctionne bien ou non.

En procédant méthodiquement, il peut ainsi segmenter l’activité et optimiser ce qui doit l’être.

Comment mettre en place des process dans une entreprise ?

Il est possible, voire recommandé, de mener cette réflexion en équipe.

Différentes étapes composent cette réflexion :

• Segmentez distinctement votre activité
• Décrivez précisément les étapes de chaque segment
• Isolez les problèmes manifestes ou les points d’optimisation possible
• Recommencez pour les autres segments
• Vérifiez l’harmonie d’ensemble
• Rédigez les nouveaux process de manière claire
• Appliquez concrètement et observez les effets

Répétez cette analyse 1 à 2 fois par an.

Quels outils utiliser pour mettre en place des process ?

Il existe de nombreuses méthodes de gestion d’entreprise, dont les objectifs sont la bonne structuration et l’optimisation constante.

Voici les principales méthodes employées :

• La méthode Kanban
• La méthode DMAIC
• La méthode PDCA
• Le diagramme de Gantt
• La méthode SMQ
• La méthode QQOQCCP
• La méthode des 5S
• La méthode TPM
• La démarche des 8D
• Le diagramme de Pareto
• La méthode Poka Yoké

Le respect des normes dans une entreprise

En marge des process, il existe différents types de normes à respecter dans une entreprise, notamment en fonction de sa catégorie d’ERP lorsqu’elle reçoit donc du public.

Les différentes normes demandent la mise en place de process précis, afin d’être dans le respect de la loi.

L’on retient notamment :

• Les normes d’accessibilité
• Les normes de sécurité et d’incendie
• Les normes d’hygiène
• Les normes environnementales
• Et les normes propres à chaque activité spécifique

Gérer une entreprise : les ressources humaines

Une entreprise s’apparente souvent pour ses membres à une seconde famille, parfois par conviction, parfois simplement en raison du temps que l’on y passe.

Les sujets autour des ressources humaines sont nombreux, aussi concentrons-nous sur deux axes majeurs : recrutement et implication des équipes.

Gérer une entreprise : recruter judicieusement

La question du recrutement est délicate, car tout patron rêve de l’employé idéal.

Et tout employé rêve de l’entreprise idéale…

Une erreur de recrutement mène invariablement à la déception de l’employé, du dirigeant, ainsi qu’à des coûts en face desquels les bénéfices ne sont pas à la hauteur.

Bien recruter doit donc suivre quelques préceptes simples.

Evaluer les besoins en ressources humaines

Cette étape consiste à lister l’ensemble des tâches nécessaires pour la concrétisation du chiffre d’affaires et la bonne marche de l’entreprise.

Il convient de segmenter cette liste de tâches par segment de l’entreprise, mais aussi d’identifier clairement ce que le dirigeant doit faire et ce qui peut ou doit être confié aux employés.

Elaborer une fiche de poste

A partir des tâches listées, l’on peut construire une fiche de poste précise (voir notre modèle dans nos outils pratiques).

Cette fiche détaille :

• Le rôle de l’employé
• Les tâches attendues (en segmentant : production, commercialisation, management, etc.)
• Le niveau d’étude / formation requis
• L’expérience souhaitée / exigée (le savoir-faire)
• La personnalité idéale pour ce poste (le savoir-être)
• Les évolutions possibles à partir de ce poste
• La rémunération envisagée

La fiche de poste permet de cibler le bon profil à recruter, et donc de lancer un recrutement ciblé, en vue de recevoir des candidatures adaptées.

C’est un gain de temps précieux.

La fiche de poste est également un support d’entretien efficace et structuré lors des rencontres avec les candidats.

Elle permet enfin d’identifier des besoins que l’on ne soupçonnait peut-être pas.

L’entretien d’embauche

Idéalement, il faut établir un parcours d’entretien en deux, voire trois phases.

Le 1ère entretien vise à présenter l’entreprise, se connaître mutuellement et évaluer s’il est possible de travailler ensemble.

Si vous recevez de nombreuses candidatures, cet entretien peut être réalisé en visio.

Il suit une structure de questions, au cours desquelles le recruteur s’attache à comprendre :

• Ce que le candidat connaît de l’entreprise
• Creuser ses envies, comprendre la personne et son alignement par rapport aux attentes de l’entreprise, et ses motivations
• Le niveau de maîtrise du candidat par rapport aux tâches attendues

L’entretien doit être empreint de transparence des deux côtés.

Mettre le candidat en confiance est donc important, pour l’inviter à la plus grande sincérité, par exemple sur ses points forts et ses points faibles (qui peuvent se travailler dans le temps avec l’aide du dirigeant).

Si cette phase est concluante, vous pouvez proposer au candidat un second entretien.

Celui-ci, en présentiel, reprend les grandes lignes de l’entretien précédent, en allant plus loin dans le détail, notamment sur les aptitudes et motivations profondes du candidat, ainsi que sur ses attentes.

Les tâches attendues sont détaillées et pour chacune, l’on évalue le niveau de compétence du candidat et quelles seront les méthodes à déployer pour l’aider à être le plus performant possible, le plus vite possible.

Un 3ème entretien peut être nécessaire en cas de doute, ou pour départager les meilleurs candidats.

Réfléchir en équipe pour bien gérer une entreprise

Il n’est pas toujours facile pour un patron d’inscrire son affaire dans cette vision sociale idéale, où chaque employé se sent impliqué et autant responsable de son entreprise que l’est son dirigeant.

Inclure les salariés dans le processus décisionnel ou a minima de réflexion et de définition d’objectifs est donc une approche très productive.

Définir les process avec son équipe

Analyser et repenser les processus est une excellente opportunité d’impliquer les salariés concernés.

Cela les valorise autrement que financièrement, et permet de construire avec eux une relation gagnant / gagnant.

L’équipe peut ainsi exprimer ses idées, sa créativité, resserrer ses liens, être mise en valeur et véritablement se sentir incluse dans la vie de l’entreprise.

Etablir des objectifs avec son équipe

Pour établir ses objectifs, chaque patron choisira sa manière de procéder en fonction de son activité et de sa philosophie.

Mais quelle que soit la méthode déployée, elle doit suivre certains préceptes pragmatiques pour être efficace.

L’on peut recourir à différentes méthodes, telle que la méthode SMART :

• Spécifique et simple : une action = un objectif.
• Mesurable : un objectif = un indicateur de résultats.
• Atteignable, ambitieux, approprié, accepté.
• Réaliste : un objectif = des moyens.
• Temporel : un objectif = une date.

Il est également motivant pour vos équipes de pouvoir accéder à des primes sur objectifs.

Vous pouvez définir ces primes et les conditions d’atteinte directement avec vos équipes.

Bien gérer une entreprise : proposer une offre claire et visible

Votre clientèle doit pouvoir rapidement et facilement comprendre votre offre et vos tarifs.

Une offre mal formulée, peu claire, non tarifée alors qu’elle pourrait l’être, entraîne rapidement le découragement de votre client potentiel, qui passera son chemin.

Sans même vous informer des obstacles qu’il a rencontrés.

Votre vitrine physique ou virtuelle doit servir à informer la clientèle et l’inciter à aller plus loin, non à l’embrouiller.

Pour cela, il convient de veiller à plusieurs facteurs :

Calibrer son offre par rapport à sa clientèle

Proposer une offre large est dans de nombreux cas un atout pour une entreprise ou un commerce, car cela est synonyme de choix pour le client.

C’est la force de nombreuses enseignes et sociétés, qui supportent souvent des coûts de communication importants pour crédibiliser et faire connaître cette diversité auprès du public.

Mais ce n’est pas un choix stratégique adapté à toutes les entreprises.

La clientèle peut percevoir cette diversité comme une dilution de votre spécificité.

Dans un contexte fortement concurrentiel, la clientèle privilégie de plus en plus la spécialisation vs la globalisation.

Pour beaucoup, une offre ciblée signifie que vous maîtrisez votre produit et sa qualité.

L’exemple type est celui d’un restaurant proposant sur une même carte des spécialités françaises, italiennes, asiatiques et des burgers : il parait suspect de prétendre maîtriser tous ces concepts en même temps.

Le regain d’engouement pour les petites surfaces et professionnels spécialisés est symptomatique d’une tendance qui se généralise.

La clientèle valorise :

• L’aspect convivial
• Le contact privilégié
• Votre connaissance pointue du produit
• Le conseil qui lui est apporté

Diversifier son offre implique en outre :

• Des coûts supérieurs (marchandises et matières premières, employés de production, canaux de distribution, etc.).
• Une plus grande variété de fournisseurs qui s’accompagne parfois d’une moins bonne maîtrise de la qualité et des prix.
• Des dépenses de communication pour faire connaître cette offre.
• La nécessité de stocks plus importants (surface nécessaire, risque de pertes, besoin en fonds de roulement supérieur).

Finalement, les bienfaits escomptés de la diversité peuvent se révéler inférieurs à la lourdeur (charges et tracas) qu’elle génère.

Etudiez une offre adaptée au profil de vos clients : vous les connaissez, car vous êtes proche d’eux, vos valeurs sont les leurs.

Cela passe par la nécessité de définir et communiquer avec votre clientèle, puis de se démarquer de la concurrence.

Disposer d’un site internet pour votre offre

Disposer d’une vitrine internet est devenu indispensable.

Nul besoin, si vos moyens ne le permettent pas, d’élaborer un site sophistiqué.

En revanche, proposer un contenu concentré sur l’essentiel valide votre présence en ligne parmi les concurrents :

• Coordonnées et adresse
• Présentation des services
• Résumé sur le dirigeant
• Photos du produit
• Formulaire de contact

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Fonds de commerce

Titres de société

Murs commerciaux

Un site basique mais propre coûte entre 500 et 1200 euros et suffit à légitimer votre simple existence aux yeux du public.

Bien gérer votre E-réputation est également primordial.

Aujourd’hui, le premier acte précédant celui de consommation pour un client potentiel et d’effectuer une recherche en ligne.

Et dans la mesure du possible, de vérifier les avis d’utilisateurs de votre produit.

Rendre votre offre accessible au plus grand nombre

Traduire votre offre dans d’autres langues est un prérequis indispensable lorsque c’est pertinent.

Dans le pays relativement peu linguiste qu’est la France, permettre à la clientèle étrangère de comprendre votre offre dans sa langue natale est un atout important.

A minima en anglais, voire, selon votre clientèle cible, dans sa langue couramment pratiquée.

C’est un véritable signe d’ouverture et de respect, fortement apprécié.

Adapter votre offre à la saisonnalité

Adapter l'offre à la saisonnalité est valable dans de nombreux domaines.

Cela permet d’accéder à des produits à leur juste prix et de toucher une clientèle qui est sensible à cette question.

Une comptabilité ordonnée pour bien gérer une entreprise

Etre patron c’est bien souvent consacrer son savoir-faire à la production-même.

Mais c’est aussi en bonne partie savoir consacrer du temps à la bonne gestion de son affaire.

Que l’on soit versé dans la comptabilité et l’administratif ou non, il faut comprendre et accepter que son entreprise faisant partie d’un écosystème avec des règles, négliger l’aspect gestion pure est une erreur aux conséquences souvent désastreuses.

Pourquoi tenir une comptabilité ordonnée pour bien gérer une entreprise ?

Si c’est un réflexe naturel pour nombre de chefs d’entreprise dirigeant des équipes qui produisent, ça l’est beaucoup moins pour des TPE ou des micro-entreprises, dans lesquelles le patron est au four et au moulin…

Et pourtant cela n’en reste pas moins indispensable pour assurer la pérennité de son affaire.

Un bon savoir-faire sans une bonne gestion mène invariablement à la catastrophe, aujourd’hui plus que jamais.

Être organisé dans la tenue de ses comptes, livres, facturiers, registres et autres documents est donc un minimum pour constituer la base d’une gestion saine.

Si cela peut paraître secondaire par rapport à la production-même, entretenir l’ordre et le suivi fréquent dans votre administratif impacte positivement la vie de l’entreprise et ses performances.

Même si vous recourez aux services d’un expert-comptable, ce dernier procède aux écritures et peut vous prodiguer des conseils, mais il ne gère pas l’entreprise à votre place.

Il est donc de votre responsabilité de consacrer un temps régulier à votre « pré-comptabilité », à commencer par le suivi de votre trésorerie.

Un tableau Excel (voir notre modèle dans nos outils pratiques) peut faire l’affaire.

Vous y reportez dans une colonne les rentrées financières prévues (chiffre d’affaires) et dans une autre colonne les sorties prévues (charges récurrentes, crédit, achats marchandises, salaires, etc.).

Actualisé chaque semaine, ce tableau vous donne une vision de vos capacités financières sur une période que vous déterminerez (plusieurs semaines ou plusieurs mois).

Une démarche prudente consiste à ne renseigner que le chiffre d’affaires certain, ou s’il est prévisionnel, de le minimiser sensiblement, afin d’éviter les mauvaises surprises.

Comment tenir une comptabilité ordonnée pour bien gérer une entreprise ?

Organisez vos documents en classeurs distincts (fournisseurs, énergies, impôts, salaires, normes, etc.) pourvus d’intercalaires chronologiques.

Si vous prévoyez de traiter le volet administratif à intervalles réguliers, dotez-vous par exemple d’une bannette dans laquelle vous stockez vos documents à traiter entre deux sessions.

Les banques offrant un accès en ligne, profitez de ces sessions administratives pour pointer vos dépenses avec votre relevé en ligne.

Il faut dédier un espace, aussi petit soit-il, au stockage et traitement des différents dossiers, afin d’être en mesure de savoir où vous en êtes sur chaque aspect administratif, légal et financier de l’entreprise.

Il faut pouvoir retrouver rapidement n’importe quel document et appuyer vos décisions sur une vision claire de votre situation.

Faire suivre régulièrement et de manière claire vos documents traités à votre cabinet comptable lui permet d’établir plus facilement et plus rapidement votre comptabilité.

Mais aussi de disposer des éléments si vous nécessitez un conseil.

Facilitez-lui la tâche, il en fera de même avec vous.

En outre, effectuer ce travail de « pré-comptabilité » légitimera votre demande si vous avez besoin de négocier à la baisse le montant de la prestation de votre cabinet comptable.

En effet, ce dernier salarie des employés pour effectuer, entre autres, le travail que vous ne faites pas en amont.

Doubler ce stockage physique par une version numérique (sauvegarde sur un simple disque dur externe ou sur une solution de type cloud, par exemple Google Drive ou Dropbox) est une bonne idée pour éviter les déconvenues en cas de perte, vol ou incendie.

Si vous ne disposez pas d’un scanner pour convertir les documents papier, des appli mobile efficaces (Genius Scan par exemple) vous permettent de scanner un document n’importe où et de l’envoyer directement ou le stocker.

Bien gérer une entreprise : la gestion des stocks

Bien gérer une entreprise inclut une bonne gestion des stocks.

En effet, les stocks immobilisent de l’argent, qui est en sommeil jusqu’à la vente du stock (ou son utilisation pour convertir un service ou un produit vendu).

Pourquoi bien gérer les stocks ?

L’argent immobilisé par les stocks ne pouvant pas être consacré à des dépenses parfois prioritaires, cela peut créer de sérieux problèmes de trésorerie pour l’entreprise.

Celle-ci a donc pour enjeu permanent de trouver un équilibre sain pour ajuster la quantité minimum de stocks nécessaires pour satisfaire la demande de sa clientèle, sans jamais subir de rupture de stocks.

Il s’agit donc de pérenniser la chaine d’exploitation et sa marche continue, depuis la fabrication jusqu’à la distribution

L’entreprise prendra soin d’éviter les excès, appelés sous-stockage ou sur-stockage.

Choisir la bonne méthode de gestion de stock

La bonne gestion des stocks est conditionnée à la maîtrise des dates de commande et des quantités commandées.

Il existe plusieurs méthodes de gestion des stocks.

Bien gérer l’entreprise consiste aussi à choisir la méthode la mieux adaptée à l’activité.

En matière de gestion de stocks, les paramètres de date et quantités peuvent être fixes ou variables.

Informatiser pour bien gérer une entreprise

La tendance est au zéro papier.

Hormis la dimension écologique indéniable, qui est un facteur auquel de plus en plus de monde est sensibilisé, privilégier l’informatique présente de nombreux avantages en termes de rationalisation.

Informatiser offre une facilité de traitement des données

Recevoir, transmettre, classer, archiver l’information est devenu simple grâce aux solutions internet, intranet et de stockage numérique matérialisé ou en ligne.

L’on sait ainsi où se trouve l’information, où aller la chercher facilement, la tracer et la sécuriser.

Cela se traduit par un gain de temps, un gain de confidentialité et un gain de sécurité, qui sont indirectement des gains de productivité.

Les solutions professionnelles (progiciels internes par exemple) déployées dans de nombreuses enseignes (prise de commande sur tablette, transmission immédiate au stock, etc.) en est le meilleur exemple et permet de servir la clientèle en un temps record.

Informatiser permet d’économiser les consommables

La plupart des emails que l’on reçoit mentionne « n’imprimer que si nécessaire ».

Cette petite phrase révélatrice d’une époque en dit long sur les habitudes modernes de « consommer » des documents.

Formez vos salariés à limiter les impressions au strict nécessaire.

Afin de les aider à changer leurs habitudes, modifier les emplacements des imprimantes en les éloignant des ordinateurs.

S’il est indispensable d’imprimer, optez pour du noir et blanc plutôt que de la couleur : il est très simple de configurer une imprimante pour une impression en noir et blanc par défaut.

Les grandes entreprises ont bien compris l’économie colossale réalisable et envoient désormais leurs factures par email à leurs clients (voire les mettent à disposition sur leurs espaces individuels avec un accès personnalisé).

Rien ne vous empêche d’en faire de même en ramenant en outre les frais d’envoi à zéro.

Informatiser permet d’économiser les salaires

La rationalisation et l’automatisation de tâches entraîne bien souvent l’économie de main d’œuvre manuelle, selon le segment de l’entreprise concerné par le processus nécessaire.

Il peut donc être opportun d’effectuer un comparatif des coûts induits par l’acquisition de moyens informatiques et celles de coûts humains nécessaires pour une même tâche, afin d’opter pour l’une ou l’autre solution.

Informatiser permet d’économiser de la place

Le papier représente dans la durée un volume d’archives important, conduisant souvent à devoir étendre ses locaux avec la location ou l’acquisition d’annexes dédiées uniquement au stockage.

Les clouds, serveurs délocalisés, voire de simples disques durs externes pour les toutes petites structures sont autant d’outils simples et peu onéreux.

Ils ne mobilisent aucun espace physique générateur de coûts (loyer, énergies, entretiens, parfois maintenance et sécurité).

Bien gérer une entreprise : renégocier les fournisseurs

Ne pas suivre à la loupe les coûts de ses différents fournisseurs et charges est une erreur.

Nombre d’entre eux augmentent sensiblement leurs tarifs chaque année, voire chaque mois ou à chaque livraison.

Notamment dans le cas de fournitures soumises à des aléas externes de marché, parfois difficiles à suivre pour vous (les denrées par exemple, qui dépendent de cours variant presque chaque jour).

Les fournisseurs ne prennent pas toujours la peine de vous en informer (surtout s’ils remarquent que vous n’êtes guère attentif), considérant cette augmentation comme étant naturelle et automatique.

Renégocier les fournisseurs de marchandises et matières 1ères

Suivre le cours et le coût des marchandises que vous achetez est déjà en temps normal une nécessité impérieuse, qui conditionne directement votre marge.

Chaque commande et livraison doit donc faire l’objet d’une vérification tarifaire, en les reportant idéalement dans un simple tableau (tableur Excel par exemple).

Ce tableau comprend l’historique de vos commandes (quantité, unités, prix, fournisseur) et vous permet de suivre la courbe d’évolution des prix.

Ainsi vous être alerté immédiatement lorsque la courbe monte et vous pouvez vous en demander la raison auprès du fournisseur.

En temps de tension économique, il convient de déployer des méthodes adaptées et souvent plus agressives.

Voici quelques exemples :

• Planifiez vos commandes davantage à l’avance : gouverner c’est prévoir.
• Groupez vos commandes pour négocier des prix plus compétitifs en fonction du volume
• En fonction de l’activité, guettez les offres promotionnelles des fournisseurs
• Mettez en place des appels d’offres pour certains types ou volumes de marchandises récurrents et comparez systématiquement plusieurs devis.
• En fonction de l’activité, adaptez l'offre aux saisons pour accéder à des produits au juste prix (plus particulièrement dans le domaine de l’alimentaire et de la restauration)
• Prévoyez un second (voire un troisième) fournisseur en cas de rupture de stocks ou de changement de conditions
• Tâchez d’obtenir des délais de règlement plus longs, afin d’optimiser votre trésorerie.
• Partez du principe que la fidélité se récompense.

La mise en concurrence des fournisseurs doit se faire sur les critères suivants :

• Le prix
• Les conditions de livraison (fréquence, tarif, délai, proximité, souplesse)
• Les conditions de règlement (délais, facilités, étalements, moyens de paiement)
• La diversité et la quantité de produits
• Le suivi des produits dans le temps (solidité d’approvisionnement)
• La quantité minimale de commande possible
• Les services divers (conseil, facilité et rapidité de prise de commande, facilité à joindre, réactivité, adaptabilité, etc.)

De la même manière que vous gratifiez vos clients fidèles, vous pouvez jouer de cet argument pour négocier les prix avec ceux dont vous êtes le client.

Renégocier les fournisseurs de services et sous-traitants

Banque, assurance, cabinet comptable, conseil juridique, intermédiaires divers, téléphonie, publicité…

La liste est longue, chacun de ces prestataires représentant une charge pour votre entreprise.

Nombre de chefs d’entreprise « remettent à plat » la liste de leurs prestataires chaque année.

Il faut faire un état des dépenses respectives et ne pas hésiter à :

• Revoir les tarifs à la baisse
• Obtenir un service plus étendu pour le même tarif qu’auparavant
• Bénéficier de plus de souplesse.

Quel que soit le « petit plus » obtenu, c’est une pratique gagnante.

Cette pratique s’inscrit facilement dans un contexte économique difficile, chacun faisant ce qu’il faut pour apporter satisfaction à ses clients.

Nul besoin d’être agressif dans cette démarche, il suffit de demander aimablement, ce qui est d’autant plus recevable si votre business se trouve dans une passe difficile.

Qui ne demande rien, n’obtient rien.

Par ailleurs, un large panel d’activités s’est aujourd’hui développé de manière dématérialisée : banque, assurance, comptabilité, etc.

Si le contact humain est un facteur primordial pour un entrepreneur, il est parfaitement envisageable de réduire fortement les frais d’une petite entreprise en recourant à une offre en ligne pour certaines prestations, avec souvent une plus grande souplesse d’utilisation (dont un accès 24h/24).

Bien gérer une entreprise, c’est aussi savoir être économe et réaliser une véritable chasse au gaspillage.

De nombreux postes de dépenses peuvent être optimisés grâce au déploiement de règles simples et de rappels réguliers au bon sens :

• Les énergies et fluides
• Les fournitures administratives
• Les invendus
• Les offerts, cadeaux et consommations personnelles
• Le respect du matériel par les employés, ainsi que la qualité de l’outillage fourni.

En conclusion, nous pouvons constater que la majorité des méthodes utiles pour bien gérer une entreprise relève du bon sens.

Nul besoin de recourir automatiquement à de savantes techniques ou des intervenants externes, même si ces derniers possèdent le recul que vous n’avez peut-être plus sur votre propre activité.

Il est important, en tant que dirigeant, de poser régulièrement un regard critique sur sa façon d’exploiter, pour identifier les pistes d’amélioration possible.

Vos conseils habituels peuvent vous aider dans cet exercice, ainsi que vos équipes, à condition d’être ouvert et à l’écoute.

FAQ

Bien gérer une entreprise en 3 questions