Renouveler un bail commercial : Comment s'y prendre ?

Dans le cadre d'une cession de fonds de commerce, il est fréquent que la nécessité de renouveler le bail commercial soit abordée dès la lettre d'intention ou l'offre d'achat. Ainsi, le renouvellement du bail commercial devient souvent une condition suspensive inscrite au compromis de vente.

Cette exigence résulte souvent d'un manque de vigilance de la part du locataire, accaparé par la gestion quotidienne de son affaire et parfois négligeant ces questions qui peuvent sembler secondaires. Cependant, un renouvellement de bail mal préparé peut avoir des conséquences néfastes sur la poursuite de l'activité et la cession du fonds de commerce.

Découvrez à travers ce guide tout ce qu'il y a à savoir sur le renouvellement du bail  commercial ! 

L'importance d'anticiper le renouvellement du bail commercial

Protection et sécurité pour l'exploitant

Le bail commercial est la colonne vertébrale d’un fonds de commerce, offrant une protection essentielle pour l’exploitant. Il lui confère le droit au renouvellement, garantissant ainsi la pérennité de l’entreprise et la sécurité de la propriété commerciale acquise durant l’exploitation. Cet aspect protecteur est fondamental pour l'exploitant, assurant une stabilité et une continuité d'activité précieuses.

Obligations réciproques et impact sur la cession du fonds de commerce

En tant que contrat régissant les obligations réciproques entre le locataire et le propriétaire des murs commerciaux, le bail commercial est crucial tant pour l'exploitation que pour la cession du fonds de commerce. Lors de la cession du droit au bail ou des titres de société, l'agrément du bailleur constitue une condition suspensive. Cette importance souligne la nécessité pour les deux parties de comprendre et respecter leurs engagements respectifs, impactant directement la fluidité et la réussite de la cession.

Risques liés à la négligence des termes du bail 

De nombreux exploitants négligent les termes de leur bail commercial, en particulier les dates et échéances, dont l'échéance finale est la plus critique. Ne pas prévoir les modalités de renouvellement peut entraîner des situations délicates et des surprises désagréables. Bien que le renouvellement se passe souvent à l'amiable, il est encadré par des règles précises. Recourir à un conseil juridique spécialisé est alors judicieux pour négocier cette phase sensible, équilibrant la loi et la diplomatie nécessaire pour un renouvellement réussi.

Quelles sont les conditions de renouvellement du bail commercial ? 

Quand demander un renouvellement du bail commercial ? Échéance & options 

Notification de demande de renouvellement par le locataire ou le bailleur 

Des années de pratique nous ont révélé deux croyances populaires chez les exploitants et repreneurs de fonds de commerce.  

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, un bail commercial 3-6-9, le plus courant, ne se termine pas automatiquement à son échéance, sauf s’il prévoit expressément l’absence de renouvellement automatique (comme les baux de 10 ou 12 ans, ou les baux précaires).

De plus, bien que le renouvellement automatique soit dit « tacite » et donc valable, ne pas formaliser ce renouvellement par écrit expose le locataire à des risques immédiats. En fin de bail, trois situations peuvent se présenter :

1. Le bail se poursuit par tacite prolongation (ou reconduction), avec une augmentation de loyer basée sur l’indice de référence publié par l’INSEE (ILC ou ILAT). 
2. Le locataire notifie une demande de renouvellement ou un congé s’il souhaite quitter les lieux.
3. Le bailleur notifie un congé, avec ou sans offre de renouvellement, selon qu’il souhaite récupérer le local commercial ou renouveler le bail. 

Ainsi, le locataire est protégé, car seule la notification de congé par lui-même ou par le bailleur peut mettre fin au bail. En cas de congé donné par le bailleur, une indemnité d’éviction est due.

Bail commercial & tacite reconduction : fonctionnement et implications 

Le bail 3-6-9 est divisé en trois périodes de trois ans chacune. À la fin de la dernière période, on atteint l’échéance indiquée dans le contrat de bail commercial. Si aucune demande de renouvellement ou de congé n'est faite par l'une des parties dans les six mois précédant cette échéance, le bail est prolongé tacitement aux mêmes conditions. 

Cependant, la tacite prolongation n'est pas sécuritaire pour le locataire. Elle se fait sans action de la part du bailleur ou du locataire et n'est pas un renouvellement pour neuf ans, mais une prorogation pour une durée indéterminée. Une fois l’échéance initiale atteinte, le bailleur peut donner congé au locataire à tout moment avec un préavis de six mois, à la fin de chaque trimestre civil. Le locataire perd alors son droit au bail, compliquant la vente de son fonds de commerce, car l'acheteur devra négocier un nouveau bail avec le bailleur. 

Si la durée totale du bail dépasse 12 ans (9 ans plus 3 ans de tacite prolongation), le bailleur peut librement augmenter le loyer sans tenir compte de l’indice de référence ILC ou ILAT. Cette situation est risquée pour le locataire, surtout si le loyer est bien inférieur à la valeur locative actuelle, comme c'est souvent le cas pour de vieux baux dans des emplacements devenus convoités. 

Pendant la prolongation, si le locataire demande un renouvellement écrit, le nouveau bail peut débuter à la date d’échéance initiale, entraînant une "perte" d'années, un risque de déplafonnement du loyer, et un rattrapage rétroactif des différences de loyer.

Bail commercial & congé avec ou sans offre de renouvellement par le bailleur

Lorsque l’échéance du bail commercial approche, le propriétaire des murs doit informer le locataire de son intention de reconduire le bail ou non. Cela se fait par la signification d’un congé, avec ou sans offre de renouvellement. 

Si le bailleur donne congé sans offre de renouvellement, dans le but de récupérer le local, il doit justifier son refus de renouvellement par des motifs valables (violations des clauses du bail, refus de paiement, insalubrité, inexploitation du fonds, etc.).

Pour les locaux commerciaux avec des logements accessoires, le bailleur peut refuser le renouvellement du bail pour les occuper lui-même ou les destiner à ses proches, à condition de ne pas disposer d’un autre logement adapté à ses besoins. Cependant, il ne peut s’opposer au renouvellement si la bonne exploitation du fonds de commerce en dépend étroitement ou si les locaux commerciaux et d’habitation sont indivisibles. 

Si le bailleur souhaite renouveler le bail, il doit opter pour un congé avec offre de renouvellement.

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Que se passe-t-il en cas de non-renouvellement du bail commercial ?

Le non-renouvellement d'un bail commercial peut entraîner des conséquences significatives pour le locataire. Deux concepts clés entrent en jeu dans ce contexte : l'indemnité d'éviction et le droit de repentir. 

Bail commercial : L'indemnité d'éviction

Lorsqu'un bailleur décide de ne pas renouveler le bail commercial sans motif légitime, il est généralement tenu de verser une indemnité d'éviction au locataire. Cette indemnité vise à compenser le préjudice subi par le locataire du fait de devoir quitter les lieux. Le montant de l'indemnité d'éviction est déterminé en fonction de plusieurs critères, notamment :

1. La valeur du fonds de commerce : Cette valeur est évaluée selon les pertes financières que le locataire pourrait subir en raison du déménagement forcé. 
2. Les frais de réinstallation : Les coûts engendrés par la recherche d'un nouveau local et le transfert des activités commerciales y sont inclus. 
3. Les indemnités pour trouble commercial : Celles-ci couvrent la perte de clientèle et les autres dommages résultant de la rupture du bail. 

L'indemnité d'éviction est donc conçue pour garantir que le locataire ne soit pas financièrement lésé par le non-renouvellement du bail, assurant ainsi une certaine protection et stabilité dans ses activités commerciales. Un expert peut intervenir pour évaluer cette indemnité, fournissant une expertise qui sert de base pour un accord amiable ou une décision de justice. 

Bail commercial : Le droit de repentir 

Le droit de repentir offre au bailleur une possibilité de revenir sur sa décision de non renouvellement. Ce droit permet au bailleur de se rétracter et de proposer le renouvellement du bail au locataire après avoir initialement refusé de le faire. Pour exercer ce droit, le bailleur doit informer le locataire de son changement de décision dans un délai déterminé par la loi, généralement avant que l'indemnité d'éviction ne soit définitivement fixée. 

L'exercice du droit de repentir permet au bailleur de maintenir le locataire dans les lieux moyennant le paiement de certaines indemnités éventuelles, telles que les frais et les pertes déjà encourus par le locataire du fait de la procédure de non-renouvellement. 

Formalisation et négociation du renouvellement du bail commercial 

Démarche de renouvellement du bail commercial 

Le renouvellement du bail commercial pour le locataire est soumis aux conditions suivantes : 

• Le fonds de commerce doit avoir été exploité depuis au moins 3 ans et de manière effective dans les locaux. 
• Le locataire doit être propriétaire du fonds de commerce et immatriculé au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers. 

Pendant la période du bail commercial, la demande de renouvellement doit être faite dans les 6 mois précédant l’échéance du bail. Toutefois, durant la prolongation tacite, elle peut être effectuée à tout moment. 

La demande de renouvellement étant soumise à l’approbation du bailleur, le locataire doit faire preuve de diplomatie, respect, et courtoisie pour maximiser ses chances de succès. La forme de la demande est relativement libre, mais un courrier recommandé peut suffire. En cas de relations tendues, il est conseillé de passer par un acte d’huissier, le moyen le plus sûr pour tracer, dater, et valider la demande, surtout si le bailleur ne répond pas. 

La demande de renouvellement doit inclure la formule suivante : « Dans les 3 mois de la notification de la demande en renouvellement, le bailleur doit, par acte extrajudiciaire, faire connaître au demandeur s'il refuse le renouvellement en précisant les motifs de ce refus. À défaut d'avoir fait connaître ses intentions dans ce délai, le bailleur est réputé avoir accepté le principe du renouvellement du bail précédent. » 

Renouvellement du bail commercial : Réponse du bailleur et formalités 

Le bailleur dispose de 3 mois à partir de la signification de la demande pour répondre  : 

• Si le bailleur ne répond pas dans ce délai, son silence vaut acceptation du renouvellement aux mêmes conditions, excluant toutefois sa décision sur la révision du montant du loyer. Certains bailleurs qui ne répondent pas n’augmentent pas le loyer, bien que cela soit généralement temporaire. 
• En cas de refus, le bailleur doit le notifier par voie d'huissier en mentionnant que le locataire peut contester ce refus ou demander une indemnité d'éviction en saisissant le tribunal dans les 2 années suivantes. 
• Si le bailleur accepte, le renouvellement doit être officialisé par la signature d’un avenant de renouvellement.

Il est à noter que le départ en retraite du locataire, ou l'obtention d'une pension d'invalidité, permet au locataire de donner congé à tout moment durant la validité du bail commercial. 

L'avenant de renouvellement du bail commercial 

Dans la plupart des cas, le renouvellement du bail commercial ne nécessite pas la signature d’un nouveau bail complet, mais plutôt d’un document succinct ne dépassant généralement pas deux à trois pages. 

Il s’agit de l’avenant de renouvellement du bail commercial, qui précise : 

• Les conditions de renouvellement du bail commercial, généralement identiques  à celles du bail initial, avec des modifications explicitement détaillées et  convenues par les deux parties. 
• Les nouvelles dates de début et de fin du bail commercial. 
• L’augmentation de loyer selon l’indice choisi (ILC ou ILAT). 

Renouvellement du bail commercial : Coûts et stratégies de négociation 

Augmentation de loyer 

Il est courant que le bailleur profite du renouvellement du bail commercial pour augmenter le loyer. Pour ce faire, il dispose de deux options :

1. Dans le congé avec offre de renouvellement, il peut indiquer le nouveau montant de loyer qu’il souhaite appliquer, en dehors de l’augmentation prévue par l’indice. 
2. Lors de la réception de la demande de renouvellement émise par le locataire, il peut proposer une augmentation de loyer, avec ou sans justification. 

En réponse, le locataire a deux options : 

1. Accepter le renouvellement du bail et le nouveau loyer proposé, en signifiant son accord par voie d'huissier ou simplement en restant silencieux. 
2. Accepter le renouvellement du bail mais refuser le nouveau loyer. Dans ce cas, les parties entament des négociations, qui peuvent être longues. Ces négociations commencent par un échange amiable, peuvent passer par une commission de conciliation, et en dernier recours, par la saisie du tribunal compétent. 

Le renouvellement du bail commercial se fait souvent sans heurts à l’initiative de l’une  des parties. Cependant, il peut aussi donner lieu à des discussions acharnées. 

Lors de l’évaluation et de la cession d’un fonds de commerce, le repreneur et ses conseillers examinent attentivement le bail commercial et ses conditions, ainsi que les éventuelles difficultés entre le bailleur et le locataire. Les points essentiels du bail sont inclus dans le compromis de vente et l’acte de cession, ce qui est une formalité obligatoire de cession. 

L’idéal est de disposer de documents écrits incontestables, c’est-à-dire un bail en cours de validité et ses éventuels avenants écrits, s’il a été renouvelé.

Déplafonnement et ses impacts 

Le déplafonnement des loyers permet au bailleur de ne plus être contraint par les indices d’augmentation comme l’ILC ou l’ILAT. Cette situation survient après l’échéance du bail, lors de la prolongation tacite. Le bailleur peut alors proposer un congé avec offre de renouvellement et augmenter librement le loyer en se basant sur la valeur locative estimée du local. 

Ce déplafonnement des loyers est encadré par la Loi Pinel, qui prévoit un « plafonnement du déplafonnement du loyer » : la hausse est étalée sur la durée du bail renouvelé, avec un maximum de 10% par an. Cependant, les baux initialement conclus pour 9 ans et prolongés tacitement au-delà de 12 ans ne sont pas soumis à ce plafond de 10% annuels et peuvent voir leur loyer déplafonné en une seule fois. De plus, les locaux à usage monovalent, tels que les cliniques ou les hôtels, ne sont pas concernés par ce plafonnement. 

Cette situation est très défavorable pour le locataire, qui doit : 

• soit accepter le nouveau loyer, alourdissant les charges et réduisant la valeur de son affaire, 
• soit quitter le local et renoncer à sa propriété commerciale,  
• soit engager une action longue et coûteuse contre le bailleur, surtout si le loyer demandé correspond à la valeur locative du secteur. 

Combien coûte un renouvellement de bail commercial ? 

Le coût du renouvellement d'un bail commercial dépend principalement de la révision du loyer, qui peut être négociée lors du renouvellement. La révision du loyer doit respecter les règles du plafonnement (que nous avons vu précédemment). 

Les honoraires du commissaire de justice pour l'acte d'huissier peuvent également s'ajouter aux frais. De plus, si des négociations prolongées ou un recours à une commission de conciliation ou à un tribunal sont nécessaires, des coûts juridiques supplémentaires peuvent s'accumuler. 

Enfin, dans certains cas, des frais liés à l'évaluation du fonds de commerce peuvent survenir, surtout si le locataire prévoit une cession du fonds de commerce à un acquéreur potentiel. Ces évaluations peuvent nécessiter l'intervention d'experts pour établir la valeur du fonds et garantir que les conditions du bail sont respectées.

En conclusion, le renouvellement d'un bail commercial est une étape cruciale pour assurer la stabilité et la pérennité de votre activité. Négliger cette procédure peut entraîner des complications majeures, notamment en cas de cession de fonds de commerce. Anticiper et préparer minutieusement ce renouvellement permet non seulement de sécuriser vos droits en tant que locataire, mais aussi de maintenir des relations harmonieuses avec le bailleur. 

En fin de compte, une gestion proactive du renouvellement de bail commercial contribue non seulement à la continuité de votre activité, mais aussi à la valorisation de votre fonds de commerce, renforçant ainsi la sécurité et la prospérité de votre entreprise : Vous souhaitez tester la valeur de votre affaire ? Commencez votre parcours dès aujourd'hui !

FAQ

3 points clefs : Renouvellement des baux commerciaux