Les méthodes d’optimisation de process en entreprise

Bien gérer une entreprise n’est pas toujours simple, ni une science exacte, car chaque entreprise possède ses caractéristiques propres et son contexte spécifique.

Pour faciliter l’exploitation, il est indispensable de définir des modes opératoires clairs appelés process, puis de les faire évoluer au fil du temps, pour qu’ils soient toujours d’actualité.

Il existe plusieurs méthodes permettant d’analyser, structurer et optimiser chaque segment de votre affaire, en établissant des process d’entreprise.

Quelles approches du management en entreprise ?

Avant de parler des process en entreprise, il convient d’évoquer le management, ces deux notions étant liées.

Le management d’équipe dépend notamment :

• De la personnalité du dirigeant
• De la culture d’entreprise
• De l’offre / produit de l’entreprise
• De la structure et du volume des équipes
• De la personnalité des collaborateurs
• Du type de clientèle

Voici quelques grandes tendances dans les différents types de management.

Le management directif en entreprise

Le management directif est encore le type de management le plus répandu.

Basé sur l’organisation et très peu sur la relation, il consiste à donner des instructions, qui doivent être suivies sans discussion.

Le management directif n’a pas pour vocation d’expliquer, d’impliquer, de motiver ou de comprendre les besoins et attente des collaborateurs.

Tout est planifié et structuré, puis contrôlé.

Valable dans les grandes entités, notamment de production industrielle, ce type de management n’est plus vraiment adapté aux TPE et PME, où la notion de satisfaction au travail s’est fortement développée.

Le management collaboratif en entreprise

Le management collaboratif se base avant tout sur l'humain.

Son concept est simple : les collaborateurs et salariés sont essentiels à la performance économique de l'entreprise.

Il est donc naturel et indispensable de les inclure dans le processus décisionnel.

Il met donc en avant les principes de :

• Confiance
• Liberté de choix
• Coopération
• Convivialité

Au détriment de la pure notion de hiérarchie.

Cette forme de management a recours au brainstorming, qui consiste à réfléchir en groupes aux problématiques et solutions possibles.

Le lean management en entreprise

Le lean management consiste à préserver les ressources en supprimant les gaspillages, afin de produire de la valeur (financière ou humaines).

Le VSM (Value Stream Mapping) est une méthode utilisée en lean management.

Elle permet d’identifier, visuellement et globalement, l’ensemble des activités produites.

A partir de là, on y distingue celles :

• à valeur ajoutée (VA)
• à non-valeur ajoutée (NVA), nécessaires à la production

En fonction du type de management choisi par le dirigeant dans son exploitation, il est plus simple de définir des process d’entreprise.

Il convient alors d’opter pour la bonne méthode de définition de process.

Quelles méthode pour établir des process en entreprise ?

Il existe un certain nombre d’outils reconnus, dont l’utilisation est à adapter à vos besoins.

Voici un panel de méthodes employées en matière d’excellence opérationnelle et d’amélioration continue.

Plusieurs d’entre elles ont des similitudes, ce qui est normal, car leur fil rouge commun relève du bon sens :

1. L’observation

2. La définition des problèmes et besoins

3. Le déploiement

4. La répétition

5. L’amélioration continue

Tous les process d’entreprise n’ont cependant pas la même fonction. Ils peuvent servir à :

• Identifier et résoudre les problèmes
• Gérer les différents projets
• Améliorer la qualité
• Optimiser l’efficacité

Les process d’entreprise pour identifier et résoudre les problèmes

La définition de process en entreprise a pour but de faciliter le travail et d’optimiser ce que l’on cherche à obtenir au final.

La plupart du temps, cela passe donc nécessairement par l’identification et la résolution des problèmes.

Tous les segments de l’entreprise sont concernés :

• Achats
• Production
• Commercialisation
• Satisfaction clientèle
• Livraison
• Gestion
• Ressources humaines
• Etc.

Voici 5 méthodes que vous pouvez employer pour définir et améliorer vos process d’entreprise, en vue de résoudre les problèmes que vous rencontrez.

Process en entreprise : la méthode DMAIC

La méthode DMAIC est une méthode de résolution de problèmes en 5 étapes :

1. Définir : poser le problème en définissant les symptômes.

2. Mesurer : quantifier l’ampleur du problème.

3. Analyser : déterminer les causes du problème.

4. Innover / Améliorer : identifier la ou les solution(s) au problème.

5. Contrôler : vérifier et maintenir l’amélioration dans le temps.

Ce process est réalisé de manière systématique, c’est-à-dire à intervalles répétés et réguliers.

Cette méthode peut être utilisée pour le respect constant des normes.

La périodicité est déterminée par le dirigeant et ses équipes concernées, afin d’obtenir une analyse pertinente en évitant de laisser passer trop de temps entre deux analyses.

Process en entreprise : la méthode QQOQCCP

QQOQCCP est la méthode du questionnement.

Comme son nom l’indique, elle consiste à se poser les bonnes questions sur ce que l’on observe :

• Quoi ?
• Qui ?
• Où ?
• Quand ?
• Comment ?
• Combien ?
• Pourquoi ?

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Elle a pour but la résolution de problèmes en établissant une liste d’informations sur une situation.

L’objectif est de mesurer le niveau de connaissance que l’on en a, puis de proposer des solutions adaptées.

Elle fonctionne en 5 étapes :

1. Décrire la situation actuelle

2. Isoler les problèmes individuellement du problème d’ensemble

3. Questionner chaque problème

4. Elaborer des actions ciblées et concrètes

5. Vérifier l’harmonie de l’ensemble

Process en entreprise : la démarche des 8D

La démarche des 8D consiste en l’identification et la résolution de problèmes à l’aide d’une méthode structurée en 8 étapes :

1. Identifier le(s) problème(s)

2. Si nécessaire, sécuriser en attente d’une solution pérenne

3. Désigner une équipe en charge de solutionner le problème

4. Rechercher les causes du problème

5. Proposer et comparer les solutions possibles

6. Déployer concrètement les solutions

7. Mettre en place des actions préventives pour éviter la répétition du problème

8. Souligner le succès de l’équipe ayant résolu le problème et ne pas oublier la leçon

La démarche des 8D repose sur l'expérience et les compétences des personnes impliquées et sur leur collaboration en équipe.

Process en entreprise : le diagramme de Pareto pour prioriser le traitement des problèmes

Le diagramme de Pareto est un graphique, qui permet d’établir l’ordre d’importance des problèmes rencontrés et leurs effets les plus forts.

Cet ordre doit être établi en fonction de la fréquence des problèmes.

Puis on établit des priorités à traiter en ciblant les problèmes majeurs d’abord.

Basé sur la notion des « 20/80 », le diagramme de Pareto est issu du constat qu’une minorité de causes souvent la majorité des effets.

L’exemple classique est celui des exploitants réalisant 80% de leur chiffre d’affaires à partir de la vente de seulement 20% des produits de leur catalogue.

Ce principe est déclinable à toutes les problématiques dans lesquelles on souhaite quantifier les proportions des causes sur les effets.

Son objectif est donc d’apporter des correctifs ciblés sur les problèmes aux effets majeurs en priorité.

Process en entreprise : la méthode Poka Yoké pour la prévention d’erreurs

La méthode Poka Yoké vient du Japon et signifie « anti-erreur ».

Cette méthode, dite de « prévention d'erreur » ou « détrompeur », a pour objectif de produire immédiatement de la qualité au lieu de devoir contrôler cette qualité après production.

Même si l’un n’empêche pas l’autre !

Poka Yoké vise à concevoir l’offre ou le produit en anticipant dès sa genèse toutes les erreurs possibles, afin d’obtenir le résultat optimal dès la première tentative.

Cette méthode est utile pour constituer un tableau de bord efficace.

Largement utilisé dans l’industrie, ce système anti-erreurs peut être décliné dans certains processus d’entreprise au quotidien.

Les process d’entreprise pour gérer les différents projets

Certaines méthodes génériques permettent de gérer l’exécution de n’importe quel type de projet.

Structurées et répondant à une organisation claire, elles servent à conduire des projets en définissant une répartition des tâches et un canal de réalisation sans flou.

La plus connue est la méthode kanban.

Process en entreprise : la méthode Kanban pour exécuter les projets

La méthode Kanban sert à l'amélioration continue des processus de production.

L’objectif est de permettre une gestion de la production sans gaspillage de temps, compétences, ressources humaines et donc d’argent.

Elle fonctionne avec un système de cartes appelées Kanban.

On peut matérialiser ces cartes avec des étiquettes ou des post-it sur un tableau, ou utiliser une application de gestion de projets, comme Notion.

Dans le cadre d’un projet pour un client, par exemple, chaque carte correspond à une commande précise du client.

Chaque carte est basée sur 5 principes :

1. Visualisation de ce que l’on veut obtenir

2. Limitation du nombre de tâches en cours

3. Gestion du flux

4. Explicitation du processus

5. Identification des opportunités d’amélioration

Souvent complétée par d’autres méthodes (comme la DMAIC), la méthode Kanban permet de cadrer chaque étape du projet et de visualiser facilement toutes ses étapes d’avancement en un coup d’œil.

Process en entreprise : le diagramme de Gantt pour la gestion de projet

Le diagramme de Gantt est utilisé en gestion de projet pour faciliter la compréhension de celui-ci par l’équipe concernée.

Simple à réaliser, il s’apparente à un agenda et permet de visualiser l’ordonnancement dans le temps des étapes du projet.

Il détaille :

• Les tâches à accomplir dans une liste verticale à gauche
• Le calendrier horizontalement en haut

Chaque tâche y est matérialisée par une barre horizontale, dont la position et la longueur représentent la date de début, la durée et la date de fin.

Très visuelle, cette méthode simple est d’une efficacité imparable. C’est pourquoi elle est largement utilisée dans une grande variété d’activités.

Elle est utilisée en interne, mais aussi en externe, pour détailler, clarifier et valider le calendrier de conception et de déploiement d’un projet avec vos clients.

Elle peut être couplée avec la méthode SMART.

Les process d’entreprise pour optimiser la qualité

En entreprise, la productivité et les résultats sont des métriques indispensables.

Mais le niveau de qualité l’est tout autant.

A l’instar des process d’entreprise utilisés pour résoudre les problèmes, il existe des méthodes permettant l’optimisation de la qualité.

Process en entreprise : la méthode PDCA pour contrôler la qualité

La méthode PDCA, aussi appelée Roue de Deming, est un outil de gestion et de contrôle de la qualité.

Il vise la recherche de progrès continu en se basant sur 4 phases composant un cycle :

1. Plan : réfléchir et planifier

2. Do : déployer et mettre en œuvre

3. Check : mesurer et contrôler

4. Act : adapter et ajuster

Dans la mesure où la méthode PDCA est un cycle permanent, il est parfois difficile de savoir où commencer.

En revanche, sa nature cyclique, et donc sans fin, permet l’amélioration continue.

Process en entreprise : la méthode SMQ pour atteindre le fonctionnement optimal

SMQ signifie Système de Management de la Qualité.

C’est une méthode utilisée pour atteindre le fonctionnement optimal d’une entreprise en 7 étapes :

1. Orientation du client

2. Leadership

3. Implication du personnel

4. Approche des processus

5. Amélioration continue

6. Prise de décisions basée sur les preuves et les faits

7. Management des relations avec les fournisseurs, prestataires et partenaires

La méthode SMQ est née lors de la création des normes ISO 9000 et 9001, dans le but d’obtenir la meilleure satisfaction clientèle.

Elle prend en compte l’ensemble des ressources de l’entreprise et s’adapte à sa nature.

Elle peut donc être utilisée dans de nombreuses activités.

Les process d’entreprise pour optimiser l’efficacité

Si la notion de pérennité d’une entreprise est généralement associée à la notion de rentabilité, il faut se souvenir que cette dernière s’appuie sur de nombreux facteurs.

L’on a évoqué les process d’entreprise visant à résoudre les problèmes liés à la productivité, les process génériques, ainsi que ceux focalisés sur la qualité.

Mais il y existe aussi des process dont l’objectif est de permettre aux employés de travailler mieux et plus efficacement.

Process en entreprise : la méthode des 5S pour optimiser l’environnement de travail

La méthode des 5S est originaire du Japon, où l’on pratique assidûment l’optimisation permanente.

Cette méthode, basée sur le bon sens, vise à mieux organiser l’environnement de travail pour gagner en efficacité.

Elle se base sur 5 préceptes :

1. Seiri (ranger) : enlever ce qui est inutile.

2. Seiton (ordre) : organiser efficacement et rationnellement l'espace de travail, de façon à ce qu’il soit simple à utiliser.

3. Seiso (nettoyage) : assurer l’entretien des lieux pour éviter les risques d’accidents et de dysfonctionnements, et travailler en milieu plus sain.

4. Seiketsu (propre) : mettre en place des processus pour maintenir ordre et propreté nouvellement acquis.

5. Shitsuke (éducation) : encourager le respect de ces nouvelles règles par l’auto-discipline.

L’on imagine facilement les bienfaits d’une telle méthode, par exemple dans les cuisines d’un restaurant, ou dans l’atelier d’une menuiserie, où nombre d’ustensiles (potentiellement dangereux, de surcroît) sont utilisés.

Avec un espace de travail soigné, l’on évite accidents, perte de temps et non-respect des normes (d’hygiène, par exemple).

Cette méthode peut contribuer à une bonne gestion des stocks.

Process en entreprise : la méthode TPM pour optimiser la maintenance

Le TPM (total productive maintenance) est une méthode axée sur la maintenance.

Elle vise à améliorer le rendement de l’outil de travail par une démarche spécifique.

Ses 3 préceptes sont :

1. Maintenance : conserver l’outil en bon état (préserver, entretenir, réparer, nettoyer)

2. Productive : assurer cette bonne maintenance tout en continuant de produire

3. Totale : envisager tous les aspects, faire participer tout le monde et augmenter les compétences

En conclusion, il existe un large éventail de méthodes structurées pour établir et améliorer les process en entreprise.

Chacun est libre d’opter pour celle qui lui convient le mieux, ainsi qu’à son activité.

Ces méthodes peuvent être utilisées de manière très poussées en segmentant chaque étape, chaque facette de l’exploitation.

Mais elles peuvent aussi être utilisées de manière simple, en évitant l’effet « usine à gaz », notamment dans les petites entreprises.

FAQ

Optimiser vos process d’entreprise en 3 questions