Gestion de stock : découvrez nos 8 méthodes

La gestion de stock fait partie d’une bonne gestion d’entreprise.

Elle relève d’une discipline rigoureuse, puisqu’elle impacte la trésorerie et donc la santé financière de l’entreprise.

Il existe différentes méthodes de gestion de stock. Il convient de choisir la mieux adaptée en fonction de l’activité exercée.

L’objectif est de ne pas immobiliser davantage de fonds que nécessaire dans les stocks, et de consacrer ces fonds à d’autres dépenses importantes.

Pourquoi la gestion de stock est-elle indispensable ?

Toutes les entreprises vendant un produit doivent disposer d’un stock suffisant pour satisfaire la demande.

Il en va de même pour les entreprises de service, qui utilisent des marchandises et produits pour délivrer leur service.

Quel que soit le volume des stocks, leur bonne gestion est indispensable pour optimiser le fonctionnement de l’entreprise et sa trésorerie.

Qu’est-ce que la gestion de stock ?

Le stock, c’est de l’argent immobilisé.

Cet argent immobilisé « dort » donc jusqu’à ce que le stock soit vendu ou utilisé pour délivrer le service et se transforme en flux entrant de trésorerie.

Cet argent ne peut ainsi pas être affecté à d’autres dépenses, parfois indispensables et urgentes.

L’entreprise doit donc trouver l’équilibre idéal entre la quantité minimale de stocks nécessaire et la capacité permanente à satisfaire la demande sans rupture.

Intégrée au tableau de bord du dirigeant, la gestion de stock consiste ainsi à déployer un ensemble de méthodes adaptées à chaque activité, en vue d’atteindre cet équilibre.

Quels sont les différents types de stocks ?

Les stocks ne sont pas constitués que de produits finis prêts à vendre.

Ils sont composés par l’ensemble des marchandises et matières nécessaires au cycle d’exploitation :

• Biens destinés à être vendus
• Biens destinés à être consommés
• Biens destinés à être intégrés dans le process de production

Ils sont segmentés en 5 types de stocks :

• Les marchandises : ce sont les biens ou produits achetés et revendus sans qu’ils n’aient besoin d’être transformés.
• Les matières premières : ce sont les biens ou produits qui doivent obligatoirement être transformés pour être vendus.
• Les produits semi-finis : ce sont les biens ou produits qui sont en cours de transformation ou de fabrication.
• Les produits finis : ce sont les biens ou produits finalisés et prêts à être vendus après transformation des matières premières entrant dans leur composition.
• Les emballages : ce sont les contenants et emballages vides.

La nature du lieu d’entreposage n’influe pas sur le fait qu’il s’agisse bien de stocks.

Quels sont les enjeux de la gestion de stock ?

Avant tout, il s’agit d’assurer le fonctionnement continu de la chaîne de fabrication, exploitation et distribution.

Mais les stocks sont aussi à considérer comme une richesse (un actif) de l’entreprise.

Mal gérés, ils peuvent devenir un handicap et mettre en danger sa santé financière.

La notion de gestion de stocks est donc étroitement liée à celle de gestion de trésorerie.

Tout l’enjeu consistant à trouver un juste équilibre.

En-dessous de ce point d’équilibre, on parle de sous-stockage. Au-dessus, il s’agit de sur-stockage.

Gestion de stock : le sous-stockage

La conséquence la plus néfaste du sous-stockage est la probabilité d’une rupture de stock.

La rupture de stock « enraye la machine » en entraînant une désorganisation et potentiellement un arrêt de la chaîne de production. Et donc l’arrêt des ventes à la clientèle.

Ceci entraîne une baisse de chiffre d’affaires, qui peut conduire à ne plus pouvoir faire face aux dépenses de fonctionnement, et à la catastrophe.

L’arrêt des ventes mène en outre à l’insatisfaction de la clientèle, d’autant plus dans le contexte actuel d’hyper-réactivité concurrentielle.

De ce fait, la clientèle va trouver une offre ailleurs, et pour peu qu’elle soit satisfaite, ne revient plus chez vous. Pire, elle vous fait de la mauvaise publicité.

De plus, à l’heure où la clientèle est habituée à l’abondance et au choix, l’entreprise présentant des rayons à demi-vides (ou un catalogue avec des ruptures de stocks) fait toujours mauvaise figure.

En obligeant les clients à un choix forcé sur les produits restants, elle déprécie de facto la valeur perçue de ces derniers. Si l’abondance pousse à la consommation, le contraire est vrai aussi.

Gestion de stock : le sur-stockage

Nombre de patrons désirent disposer d’un stock conséquent, pour prévenir tout manque.

Si la démarche est louable, elle est pourtant néfaste lorsque les stocks disponibles sont trop conséquents, car cela entraîne l’augmentation des charges :

• Un stock, c’est du volume. Stocker davantage demande plus d’espace. Et donc des coûts de location (ou de construction) additionnels.
• Un stock, c’est du personnel pour le surveiller, le comptabiliser, le déplacer. Davantage de stock = surcroît de personnel.
• Un stock, c’est une valeur qui doit être assurée. Un stock plus gros augmente la cotisation d’assurance.

En plus de cela, un sur-stock nécessite un besoin en fonds de roulement (BFR) plus important. C’est-à-dire un besoin de fonds accru, qui ne peut pas être affecté à d’autres postes de dépenses.

Si l’entreprise nécessite des investissements dans d’autres projets ou dans des charges de fonctionnement indispensables, elle réduit ainsi ses capacités à le faire.

Enfin, un sur-stock peut engendrer une dévalorisation d’une partie de celui-ci et amener l’entreprise à s’en séparer en réduisant ses marges sur sa revente « bradée ».

Cela vaut autant pour l’obsolescence des produits finis, que pour la périssabilité de matières premières.

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Les bonnes pratiques pour la gestion de vos stocks

Les deux éléments moteurs d’une bonne gestion de stock sont :

1. La date de la commande

2. Les quantités commandées

En fonction des besoins de l’entreprise, dates et quantités sont fixes ou variables.

Gestion de stock : faites preuve de bon sens

Avant d’évoquer les différentes méthodes de gestion de stock, il convient de rappeler des évidences.

Qui, chez soi, n’a jamais jeté une denrée périmée oubliée au fonds de son réfrigérateur ou d’un placard mal rangé ?

Dans un commerce ou une entreprise, ce geste (qui semble anodin à la maison) peut prendre des proportions importantes aux conséquences coûteuses.

La bonne marche d’une entreprise tient donc d’abord dans le maintien en ordre et en propreté de ses locaux d’activité.

Dans de nombreux cas, les locaux doivent d'ailleurs répondre à des normes spécifiques.

L’on doit y trouver facilement toutes les marchandises, qui doivent être organisées par date de péremption ou ordre d’entrée/sortie.

C’est la méthode classique FIFO (First in first out, soit premier entré, premier sorti, comme à la maison…).

Leur stockage suffisamment clair permet de :

• Faciliter l’inventaire régulier
• Eviter la perte de temps en vérifications
• Faciliter l’entretien des lieux
• Limiter la prolifération de nuisibles dans le cas de denrées alimentaires
• Eviter le coulage
• Véhiculer une meilleure image de l’entreprise à tout prestataire, partenaire ou client qui serait amené à visiter les locaux

En l’absence de logiciel professionnel de gestion de stock, vous pouvez utiliser des guides pour créer vos documents de gestion de stock.

Chaque produit doit avoir un stock minimum (le stock d’alerte).

Il faut créer un stock de référence et contrôler vos stocks à intervalles réguliers (le mieux étant tous les jours).

Enfin, l’idéal est de catégoriser vos stocks par produit et fournisseur.

Réaliser régulièrement votre inventaire

Le premier réflexe en matière de gestion de stock est de réaliser régulièrement l’inventaire du stock.

Cette pratique régulière permet d'évaluer les besoins de l'entreprise et de connaître le taux de rotation des stocks.

La régularité de l’inventaire du stock dépend de la nature de l'activité commerciale.

Il peut être réalisé sur trois périodes différentes :

1. Une fois par an, afin de comptabiliser les produits et denrées en stock à l’issue de chaque exercice comptable.
2. En permanence, surtout s’il y a peu de stocks et que les produits et denrées peuvent être inventoriés à chaque entrée et sortie de stock.
3. De manière tournante, si l'inventaire ne porte que sur une partie des stocks et qu'il n’a besoin que d’être réalisé de manière périodique.

Garder de bonnes relations avec vos fournisseurs

Cela peut paraître évident, mais entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs est un atout pour une gestion optimale du stock.

En effet, cela permet de :

1. Obtenir de la souplesse sur le processus de commandes, ainsi que de la réactivité, surtout lors de phases d’urgence en besoins
2. Mieux négocier les tarifs des produits commandés
3. Avoir un volant de manœuvre sur les quantités commandées, qui peuvent parfois être minimes, mais indispensables

Organiser le suivi de vos stocks

Préalablement à l’inventaire du stock, il convient de faciliter celui-ci en mettant en place un système de suivi et de traçabilité des différents produits.

Cela consiste à organiser le stock en catégorisant chaque partie du stock, puis en étiquetant chaque produit par :

• Numéro de lot
• Numéros de série
• Référence produit
• Codes-barres
• Etc…

Toutes les mesures pouvant aider à l’inventaire sont bonnes à mettre en place.

Découvrez nos 8 méthodes pour la gestion de vos stocks

Sur les bases indiquées plus haut, il convient d’adopter la méthode de gestion de stock adaptée à la nature de votre activité.

Il existe plusieurs façons de gérer vos stocks. Il faut comparer les méthodes et déployer celle qui sied le mieux à votre entreprise.

Méthode calendaire

La méthode calendaire consiste à commander à périodicité fixe une quantité identique.

Cette méthode utilise la formule mathématique de Wilson, aussi connue sous le nom de QEC (quantité économique de commande).

Elle permet de déterminer la période optimale de réapprovisionnement d’une unité de production et d’optimiser votre capacité de stockage tout en limitant le coût des commandes.

Elle est généralement utilisée pour les produits de grandes consommations avec des contrats de livraison réguliers, pour lesquels vous avez une grande visibilité. Mais elle laisse peu de place aux imprévus.

Méthode à point de commande

La méthode de gestion à point de commande est adaptée aux flux tendus.

Elle consiste à commander à périodicité variable une quantité identique, en définissant un stock minimum (appelé le point de commande).

Une fois atteint, le point de commande déclenche automatiquement l'approvisionnement.

La méthode de gestion à point de commande est adaptée aux marchandises périssables, onéreuses ou difficiles à stocker (volumineuses, très fragiles, etc.).

En revanche, il faut veiller à leur écoulement régulier pour optimiser les approvisionnements et constituer un stock de réserve raisonnable.

Méthode de recomplètement

La méthode de recomplètement consiste à commander à périodicité fixe une quantité variable.

L’on définit au préalable pour chaque produit un niveau optimum de stock.

A période fixe, le responsable du stock analyse celui-ci et commande la quantité permettant de recompléter au niveau requis.

Cette méthode nécessite d’adapter et faire fluctuer le niveau de stocks par rapport aux volumes des ventes.

Tout comme la méthode à point de commande, elle permet de gérer des marchandises délicates, c’est-à-dire périssables, onéreuses ou difficiles à stocker.

Le risque est également la rupture de stocks.

Méthode de réapprovisionnement à la commande

La méthode de réapprovisionnement à la commande consiste à commander à périodicité variable une quantité variable en fonction de la demande.

Cette méthode demande de bien connaître les besoins immédiats de l’entreprise.

Très flexible, mais plus complexe à mettre en œuvre, c’est la méthode classique qui permet la meilleure gestion de trésorerie à court / moyen terme et d’éviter les sous-stocks et sur-stocks.

Méthode JAT (juste à temps)

Plus récente, cette méthode est née d’une volonté d’éviter tout gaspillage d’une part, de la notion de proximité et de limiter au maximum l’utilisation de trésorerie.

Son fonctionnement repose sur une parfaite maîtrise de la chaîne fournisseur / entreprise / clientèle et une communication optimale entre tous ses acteurs.

Ainsi, l’approvisionnement est basé sur l’attente des commandes des clients, ce qui amène l’entreprise à attendre le dernier moment pour commander les biens et produits à utiliser.

Les stocks intermédiaires ne sont alors plus nécessaires, et tout ce qui est commandé est « prévendu » ou « préutilisé », sans aucune perte.

Cette méthode impose des contraintes, comme la réduction des distances fournisseur / entreprise pour limiter les délais et les aléas de livraison, ainsi qu’une grande réactivité des équipes.

Il convient également de bien établir les délais de délivrance au client final et de réduire au maximum toutes les étapes intermédiaires.

L’on couple souvent cette méthode avec celle du Kanban, qui consiste à segmenter et étiqueter chaque étape du processus de commande, production et livraison.

On parle alors de flux tirés et non plus de flux poussés. Traçabilité et organisation quasi-militaire sont les deux facteurs de réussite de cette façon de procéder.

Les méthodes FIFO (First In First Out) et LIFO (Last In First Out)

Ces méthodes de gestion de stock tirent leur nom d’acronymes anglais :

• FIFO « First In, First Out » (premier entré, premier sorti)
• LIFO « Last In, First Out » (premier entré, dernier sorti)

La technique du FIFO permet d’éviter les pertes et de pouvoir accéder plus aisément aux produits plus anciens.

Pour que les marchandises les plus anciennes sortent en priorité, il suffit de les placer sur le devant des rayonnages de stockage.

On emploie la méthode FIFO avec des produits soumis à une DLC (date limite de consommation), tels que :

• Les denrées périssables (par exemple les produits alimentaires)
• Les marchandises avec une date de péremption particulière (par exemple les médicaments, et plus largement les produits chimiques

De manière générale, la méthode FIFO est utilisée pour gérer des stocks de marchandises sensibles à l'obsolescence.

A l’inverse, la technique du LIFO consiste à disposer les références les plus récentes devant les plus anciennes, afin de les extraire en priorité.

La méthode LIFO est adaptée à la gestion de stock non-périssable (denrées sèches, matériaux, etc.).

La technique LIFO permet de :

• Simplifier la gestion de stock pour les marchandises non-soumises à des dates limites de consommation.
• Réduire l’espace nécessaire de stockage, puisque toutes ces marchandises sont stockées dans la même zone (allée) de stockage.
• Refléter le coût le plus juste, celui-ci étant le plus récent.

La prévision de la demande

La prévision de la demande future consiste à anticiper les besoins, afin de commander les stocks adaptés pour éviter les pertes, tout en pouvant répondre à la demande en permanence.

Elle permet aussi de fixer les prix les plus justes et d’allouer les ressources pertinentes à l’activité.

Pour parvenir à devancer les besoins, l’entreprise doit prendre en compte un certain nombre de données, pour prédire l'avenir.

Il existe plusieurs modèles de prévision de la demande, parmi lesquels :

1. L’étude quantitative, qui consiste à analyser des données historiques de ventes & commandes, toutes les statistiques pertinentes et autres mesures objectives.

2. A défaut de données historiques, l’étude qualitative s’appuie sur des éléments subjectifs, comme l’analyse des tendances du marché ou les retours et avis clients.

3. L’analyse par séries temporelles se base sur les données de plusieurs années, afin de prévoir la demande potentielle.

On compare alors les tendances passées avec les tendances de demande présente.

4. Le modèle causal analyse les données historiques pour mettre en lumière des relations évidentes entre les commandes passées et différents facteurs.

5. En identifiant les relations causales, l’on peut reproduire et anticiper un schéma de demande.

La méthode du dropshipping

Venu bousculer les modes de vente ancestraux, le dropshipping (livraison directe) consiste à vendre un produit sur internet en intervenant uniquement sur les phases de commercialisation et de vente du produit.

Le dropshipper ne fabrique pas, ne stocke pas et n’expédie pas la marchandise.

Il n’intervient que sur la phase finale de la chaîne, la vente.

En début de chaîne, le fabricant crée le produit et le fournisseur du dropshipper expédie la marchandise au consommateur final (le fabricant peut être également fournisseur direct du dropshipper).

Pour le consommateur final, tout cela est un peu flou, car il ne sait souvent pas qui est le fournisseur ni dans quelles phases il intervient.

Contrairement aux autres formes de commerce de biens, le vendeur ne gère pas de stock, ni de logistique.

Ses frais de fonctionnement sont focalisés sur la création de sa boutique en ligne e-commerce et la promotion de ses produits sur internet.

Il peut ainsi profiter d’avantages importants, tels que :

• L’économie de locaux commerciaux ou professionnels
• L’économie de stock
• La possibilité de proposer une grande variété de références

A noter : le dropshipper est responsable de la bonne exécution de la commande passée par le consommateur. Choisir un fournisseur fiable est donc primordial pour lui.

En plus de toutes ces méthodes de gestion de stock, il est également très utile de recourir à la méthode SMART pour toute introduction de nouvelle procédure.

En conclusion, une bonne gestion de stocks n’a pas besoin d’être sophistiquée à outrance, mais seulement bien adaptée.

Elle permet ainsi à l’entreprise de :

• Optimiser son fonctionnement
• Optimiser sa trésorerie
• Augmenter la satisfaction de ses clients

FAQ

Les différentes méthodes de gestion de stock en 3 questions