Elaborer votre tableau de bord d'entreprise

De la plus petite à la plus grande entreprise, il est aventureux de gérer une affaire « à vue de nez », aussi expérimenté soit-on.

En gestion d’entreprise, pour piloter votre affaire au quotidien, il est donc nécessaire de mettre en place un tableau de bord d'entreprise (aussi appelé dashboard).

Le tableau de bord d'entreprise permet de visualiser, suivre, interpréter et exploiter les mesures de performance sous forme de chiffres, ratios et éventuellement de graphiques.

Ces données sont les indicateurs de performance, ou KPI (Key Performance Indicators).

Pourquoi créer un tableau de bord d’entreprise ?

L’utilisation d’un tableau de bord n’est pas réservée aux capitaines d’industries.

N’importe quel patron, aussi modeste soit son affaire, peut mettre en place un tableau de bord d’entreprise en fonction de ses besoins.

Il peut tout à fait être sommaire tout en étant très efficace. L’on dit d’ailleurs qu’un tableau de bord idéal tient sur une seule page.

De nombreux sujets (comme le respect des normes d'accessibilité) nécessitent d'être anticipés pour être bien gérés. C'est le rôle du tableau de bord.

L’essentiel est qu’il soit fonctionnel et mette en lumière les bons indicateurs, afin de prendre rapidement les bonnes décisions correctives si elles sont nécessaires.

L’utilité des KPI dans un tableau de bord d’entreprise

On appelle classiquement ces indicateurs les KPI - Key Performance Indicators. Ou ICP (indicateurs clefs de performance), à ne pas confondre avec l’ICP client (ideal customer profile).

La fonction des KPI est de vous aider à piloter votre affaire en :

• Comptabilisant, détaillant et suivant précisément vos différents chiffres.
• Anticipant et en prenant les bonnes décisions correctives.

Ces indicateurs mettent en évidence les écarts par rapport aux objectifs que vous avez fixés et vous permettent ainsi de jauger une situation.

Vous pouvez ainsi, au besoin, adapter rapidement votre stratégie en évitant les dérapages et accidents de parcours, la réactivité étant un facteur clé de succès.

Le double objectif du tableau de bord est le pilotage opérationnel et le pilotage stratégique.

L’opérationnel permet de mesurer concrètement la réalisation de l’activité de l’entreprise et d’apporter des actions correctives ciblées (amélioration des process) en fonction des écarts constatés avec les objectifs fixés.

Le stratégique offre une vision plus globale permettant d’adopter des décisions à moyen/long terme.

L’on peut par exemple juger de l’impact d’une campagne publicitaire en analysant les tableaux de bords dans la durée en comparant l’évolution du chiffre d’affaires avec les frais de publicité engagés en amont.

Le rôle de l’équipe dans un tableau de bord d’entreprise

Si vous avez des employés, le tableau de bord doit être partagé avec les équipes.

Cela permet de définir des objectifs et des indicateurs compris, acceptés et validés par ceux qui vont vous permettre de les atteindre.

Si cela constitue un facteur d’implication et de motivation, c’est aussi une base d’échanges lors des sessions régulières de débriefing ou de présentation des résultats en comité de direction ou face aux actionnaires.

Si tous les segments de l’entreprise ont un même objectif convergent, chacun d’entre eux possède un objectif propre.

Les indicateurs de chaque cellule de l’entreprise sont donc différents.

Il y a ainsi une véritable pertinence à définir, lors d’entretiens individuels et en équipes, des objectifs distincts en fonction des compartiments de l’entreprise.

A partir de ces objectifs définis en sessions de travail spécifiques à chaque cellule, des indicateurs peuvent être mis en place et suivis par tous.

On parle également d’OKR (objectives and key results).

Les OKR sont une méthode consistant à définir clairement un objectif, ainsi que plusieurs résultats-clés, qui permettent de mesurer la réalisation de l’objectif, grâce à des actions concrètes, spécifiques et mesurables.

Comment créer un tableau de bord d’entreprise ?

Votre conseil comptable peut vous aider à le mettre en place si vous n’êtes pas à l’aise pour le faire seul.

Cependant la connaissance de votre entreprise est la meilleure base de démarrage.

La méthode de création d’un tableau de bord d’entreprise relève donc avant tout du bon sens et des objectifs à atteindre.

Créer son tableau de bord d’entreprise sur la base des objectifs

Un tableau de bord doit être un atout et non un poids chronophage et technique. Il faut éviter l’effet « usine à gaz ».

Il doit donc être clair, accessible, mesurable instantanément et calculable rapidement et simplement.

Pour construire un tableau de bord efficace, voici les 6 étapes à suivre :

1. Préciser et lister les objectifs de l’entreprise.

2. Détailler les éléments-clefs pour atteindre ces objectifs.

3. Déterminer les indicateurs pertinents et en limiter la quantité (idéalement 10 maximum). Le tableau doit être exploitable, lisible, simple à utiliser et présenté de manière claire.

4. Disposer facilement des données de base de calcul des indicateurs. Les données sources et les indicateurs doivent être solides, incontestables et compris de tous. La source doit être vérifiable.

5. Définir la périodicité et les modalités de son suivi et préciser la formule de calcul nécessaire à la production de chaque indicateur.

6. Configurer les indicateurs de manière à ce que ses utilisateurs puissent les interpréter facilement et les convertir en actions concrètes. Associer à sa création tous les acteurs susceptibles d’utiliser le tableau de bord est important pour s’assurer de son adoption dans la durée.

Découvrez
notre module
d’estimation
en ligne

Fonds de commerce

Titres de société

Murs commerciaux

En résumé, les atouts d’un bon indicateur sont les suivants :

• Précis et ciblé
• Réalisable et concret
• Mesurable et quantifiable
• Pertinent et utile

Construire et suivre le tableau de bord d’entreprise

En fonction de la taille de l’entreprise vous pouvez choisir d’adopter un seul tableau de bord global et/ou un tableau de bord par segment de celle-ci :

• Fabrication
• Achats
• Expédition
• Commercial
• Marketing
• Financier
• Relation clientèle
• Etc.

Dans ce second cas, il convient d’adopter des indicateurs adaptés à chaque segment.

Afin de créer certains indicateurs propres à votre entreprise il est parfois nécessaire de mettre en place un (ou plusieurs) processus de saisie de données.

L’on se base alors sur les données déjà disponibles ou non dans l’entreprise, puis on identifie celles nécessaires et/ou manquantes en fonction des indicateurs souhaités.

L’on identifie la personne la plus à même de saisir ces données de manière fiable et régulière et l’on insère ce processus dans son planning de travail.

La collecte des données est ainsi faite à partir de :

• Données opérationnelles,
• Données comptables (il est important de faire régulièrement votre « pré-comptabilité », même si vous avez un expert-comptable
• Données qualitatives (dont il faut définir la nature et la valeur).

Les différentes données de référence doivent être saisies et comparées sur la même période.

Les indicateurs varient bien entendu d’une activité à l’autre en s’adaptant à celle-ci.

Chaque branche dispose de ses propres ratios lui permettant de mesurer sa performance.

Il convient donc, si vous ne connaissez pas ces ratios, de vous rapprocher de vos conseils ou des fédérations de votre branche d’activité.

Un indicateur pertinent doit permettre de mesurer la progression en qualité et/ou en quantité en fonction d’un objectif prédéfini.

Par ailleurs, conserver soigneusement l’ensemble des données offre la possibilité de se référer à d’anciens indicateurs.

Il est intéressant d’annoter les indicateurs en fonction des évolutions conjoncturelles, pour aider à leur interprétation dans le futur.

Quels indicateurs faut-il dans un tableau de bord d’entreprise ?

Chaque activité possède des indicateurs (KPI) spécifiques.

Certains sont pertinents pour tous types d’entreprises, d’autres doivent relever de métriques adaptées à chaque métier.

Les différents types de KPI d’un tableau de bord d’entreprise

Il y a trois catégories de KPI :

1. Les indicateurs d'activité, qui mesurent les volumes :

• Quantités vendues (à vous de préciser les unités et de segmenter les produits), produites et achetées
• Nombre de références en stocks (pour une bonne gestion des stocks)
• Nombre de clients sur la période (mensuelle, trimestrielle, etc.)
• Nombre de visites / temps passé sur site

2. Les indicateurs de résultats, qui mesurent les performances :

• Financier (chiffre d’affaires, besoin en fonds de roulement, capacité d'autofinancement)
• Rentabilité (marge, excédent brut d’exploitation, résultat net)
• Coûts (salaires, achats, frais généraux)
• Qualité (délai de fabrication/délivrabilité du service, satisfaction clients, réclamation)
• Commercial et marketing (taux et délais de conversion, notamment)

3. Les indicateurs sur les équipes et la vie d’entreprise :

• Turn-over
• Niveau de formation
• Processus
• Satisfaction employés

Quels sont les 10 principaux KPI d’un tableau de bord d’entreprise ?

Dans la mesure où ils s’adaptent à l’activité et aux besoins, les KPI se chiffrent en dizaines.

Cependant, certains sont indispensables.

Voici les 10 principaux KPI pour construire un tableau de bord initial :

1. Volume de chiffre d’affaires réalisé / chiffre d’affaires prévisionnel. Il peut être affiné en segmentant chaque source de CA, par produit, échelle de temps et personne en charge de réaliser ce CA.

2. Ecart entre la marge brute (et nette) prévisionnelle et la marge effectivement réalisée. Il mesure la rentabilité et permet d’affiner les coûts variables.

3. Volume des coûts d’acquisition. Il permet de suivre les sommes engagées pour l’acquisition de nouveaux clients (marketing, action commerciale, publicité, outils utilisés).

4. Délais de conversion ou de transformation. Ils peuvent être calibrés en fonction des étapes de conversion (ex : prospection à paiement ou démonstration à paiement).

5. Nombre de visites & temps passé, notamment pour les entreprises ayant un site internet. On parle alors de taux de rebond, de visite uniques et de pages vues.

6. Taux de conversion. S’il est d’ordinaire calculé sur le nombre de commandes passées / nombre de prospects approchés, il peut être segmenté en étapes plus progressives (prospection > démonstration/entretien > pré-commande > paiement).

7. Volume de clientèle sur un secteur donné. Le secteur peut être géographique, métier, socio-économique (etc.) et faire l’objet de sous-catégories pour affiner le ciblage et l’approche commerciale.

8. Volume de prospects approchés. Il peut être défini par jour, semaine, mois, mais aussi par secteur donné.

9. Volume de commande (et/ou paiement) moyen. Aussi appelé panier moyen, il peut être global et par ligne de produit ou service.

10. La e-reputation, le niveau de satisfaction clientèle, le taux de retours / commandes, le taux d’abandon en cas d’abonnement, le taux de non-renouvellement de contrat, et le pourcentage de fidélisation de la clientèle (segmentée par produit et par secteur donné).

Cette liste n’est pas exhaustive et doit être adaptée en fonction de l’activité et des objectifs à atteindre.

FAQ

Elaborer votre tableau de bord d'entreprise en 3 questions