Nos conseils sur la gestion de trésorerie en entreprise

La gestion de trésorerie est un élément essentiel du succès d’une entreprise.

La trésorerie est l’argent disponible dans la structure grâce aux flux entrants, permettant à la société de payer l'ensemble de ses charges de fonctionnement, et ainsi de financer son activité.

La gestion de trésorerie est une gymnastique financière indispensable, qui s'anticipe dès le projet de reprise d'entreprise et ce poursuit tout au long de la vie de l'entreprise.

Une bonne gestion de trésorerie consiste à suivre et anticiper les entrées et sorties d’argent, ainsi que plusieurs indicateurs.

Sur cette base, l’entrepreneur peut mettre en place des prévisions d’investissement et d’emprunt à court, moyen et long terme.

Une mauvaise gestion de trésorerie pouvant rapidement entraîner des conséquences graves pour la survie de l’entreprise, mieux vaut être préparé en mettant en place les bonnes pratiques.

Qu’est-ce que la gestion de trésorerie ?

Le risque N°1 dans une entreprise est de ne plus pouvoir faire face à ses dépenses de fonctionnement, qu’on appelle aussi les dettes à court terme, et de se retrouver rapidement en situation de cessation de paiement.

Cet engrenage infernal mène généralement à la mise en redressement judiciaire de la société (tant qu'un redressement de l'activité est possible) et peut aller jusqu’à sa liquidation judiciaire.

La gestion de trésorerie consiste donc à appliquer des stratégies et des processus pour gérer au mieux les ressources financières de l’entreprise et la mettre à l’abri d’une fin malheureuse.

La mise en place, le suivi et l’analyse d’indicateurs permettent d’anticiper revenus et dépenses, et ainsi de pérenniser la rentabilité de l’entreprise.

La gestion de trésorerie est notamment caractérisée par :

• La réalisation de prévisionnels d’exploitation et de plans de trésorerie
• La budgétisation de futurs besoins spécifiques
• La vérification journalière des entrées et sorties d’argent
• L’analyse des différences entre chiffres prévisionnels et réalisés
• L’optimisation des charges financières
• La fructification d’excédent de trésorerie par les placements financiers
• La réalisation d’investissements
• La gestion des fournisseurs et délais de paiement
• Le suivi des créanciers
• L’anticipation d’aléas financiers éventuels

Une bonne gestion de trésorerie s’envisage sur plusieurs mois, voire plusieurs années s’il y a besoin de financer des investissements importants dans le futur.

Il s’agit ainsi de gérer la trésorerie à court terme et la trésorerie à long terme.

C’est avec cette vision sur l’avenir que l’on peut déceler et éviter bien à l’avance les potentielles difficultés, ou prévoir des investissements judicieux.

Lors d’une création d’entreprise ou d’un achat d’un fonds de commerce, le plan de trésorerie est intégré au business plan.

Ainsi, il permet de quantifier le besoin en financement du projet, d’anticiper les futurs apports financiers nécessaires, et de s’assurer d’une trésorerie suffisante pour supporter les charges de l’entreprise en finançant le besoin en fonds de roulement.

La gestion financière dans une entreprise

La gestion de la trésorerie est l’un des axes de la gestion financière de l’entreprise.

Cette notion englobe notamment la comptabilité, l’analyse financière de l’entreprise, les capacités de financement de l’activité et les prévisionnels d’activité.

La comptabilité permet de lister et chiffrer les entrées d’argent (les encaissements) et les sorties d’argent (les décaissements) grâce aux comptes annuels :

• Le bilan comptable (qui détaille actif et passif) indique le patrimoine total de l’entreprise en fin d’exercice
• Le compte de résultat (qui détaille l’activité sur l’exercice écoulé) indique les bénéfices ou pertes réalisées sur l’année

L’analyse financière permet de définir des prévisions et sur ces bases, d’envisager des stratégies d’optimisation de valeur de la société, tout en limitant les imprévus.

La gestion financière comprend également le diagnostic financier, qui évalue la santé de l'entreprise.

C’est une analyse méticuleuse des performances de l’entreprise, ayant pour but d’identifier ses forces et ses faiblesses pour déterminer les stratégies d’optimisation.

Complémentaire du diagnostic financier, le contrôle de gestion porte davantage sur le volet opérationnel, avec l’analyse des coûts, l’élaboration et la conduite de budgets et la construction de tableaux de bord.

Qu’est-ce que la trésorerie dans une entreprise ?

Dans une entreprise, la trésorerie représente la totalité des ressources financières disponibles et facilement mobilisables à un instant précis : montants disponibles en caisse et montants disponibles sur le(s) compte(s) bancaire(s) de la société.

La bonne gestion de ces liquidités permet d’avoir en permanence suffisamment de fonds utilisables pour supporter les dépenses.

Véritable nerf de la guerre, la trésorerie permet de :

• Payer l’ensemble des charges de fonctionnement (prévues ou non) de la structure : achats de marchandises et matières premières, loyer, énergies, honoraires, prestataires et fournisseurs, salaires, impôts, etc.
• Investir dans le développement de l’entreprise

On calcule le solde de trésorerie en soustrayant les sorties d’argent aux entrées. Le solde est soit excédentaire (l’entreprise possède des liquidités mobilisables), soit déficitaire (elle manque de disponibilités).

Le solde de trésorerie est à mettre en perspective avec le plan de trésorerie prévisionnel, qui recense les règlements et encaissements à venir.

Les acteurs de la gestion de trésorerie dans une entreprise

En fonction de la taille de l’entreprise et des volumes des flux financiers, les besoins varient d’une structure à l’autre.

1. Le chef d’entreprise doit être au fait de sa situation de trésorerie, pour engager les bonnes stratégies d’investissement (outil de production, communication, recrutement, etc.) à court, moyen ou long terme.

Ses décisions impacteront la rentabilité de l’exploitation et sa trésorerie à venir.

Dans une petite entreprise, il est évident que le dirigeant est seul en charge de la gestion de trésorerie, pour laquelle son comptable peut lui amener des conseils ponctuels, notamment à l’occasion de l’établissement du bilan de fin d’exercice.

Il existe également des experts-gestion, dont le rôle en externe est de conseiller le dirigeant pour optimiser l’exploitation.

Dans des entreprises de taille plus importante, on trouve cependant divers acteurs impliqués dans la gestion de la trésorerie.

2. Le comptable

Sur la base des bilans et comptes de résultat qu’il établit, le dirigeant peut constater les flux annuels (ou plus réguliers grâce aux situations comptables intermédiaires). Il est également le lien avec l’administration fiscale.

3. Le directeur administratif et financier

Le DAF gère le volet financier de l’entreprise et suit les indicateurs en permanence. Il avertit et conseille le dirigeant lorsque peut survenir un aléa de trésorerie.

4. Le trésorier

Sa vue d’ensemble sur les disponibilités et les flux d’argent en fait un acteur-clef de l’entreprise. Il est un interlocuteur privilégié de la banque et suit également les indicateurs financiers.

5. Le contrôleur de gestion

Sa vision segmentée des différents pôles de l’entreprise lui permet de participer à l’élaboration de la trésorerie prévisionnelle.

Mettre en place la gestion de trésorerie

« Gouverner, c'est prévoir ; et ne rien prévoir, c'est courir à sa perte » écrivait Emile de Girardin dans son ouvrage La Politique Universelle.

La structuration d’un suivi rigoureux, avec un plan de trésorerie actualisé régulièrement, permet de prévenir les décalages de trésorerie le plus tôt possible et de s’organiser en conséquence.

Les décalages de trésorerie sont créés par la différence entre les dates prévues pour les recettes et celles prévues pour les dépenses.

La gestion de trésorerie permet également à l’entreprise d’organiser le financer son développement, en identifiant en amont les éventuels besoins d’apports en fonds extérieurs.

Réaliser et suivre un plan de trésorerie

Un plan de trésorerie (ou plan de trésorerie prévisionnel), est un tableau qui liste et chiffre les encaissements et décaissements à venir. Il doit être exhaustif et intégrer aussi bien les flux certains que les flux probables (surtout si ce sont des dépenses).

On élabore ce tableau avec tous les types de flux financiers de l’entreprise :

• flux de gestion courante
• flux d’investissements
• flux de financement

Le plan de trésorerie sert à identifier et anticiper les diverses échéances financières, qu’elles soient déficitaires ou excédentaires.

Le tableau de trésorerie

Version la plus simple d’un plan de trésorerie, mais néanmoins efficace, il consiste à dresser cinq colonnes sur un tableur Excel : date des flux, natures des flux (entrant ou sortant), montants des débits, montants des crédits et trésorerie restante. Le tout par ordre chronologique et en temps réel.

On réalise un tableau pour chaque mois, en indiquant le solde de trésorerie en début et en fin de mois, ce dernier étant automatiquement mis à jour.

On complète d’abord le tableau avec toutes les entrées et sorties d’argent certaines (récurrentes et ponctuelles), en TTC. Afin de pouvoir s’appuyer sur le plan de trésorerie, la certitude des dates est aussi fondamentale que celle des montants.

Puis on y intègre les montants de dépenses probables. Afin d’être prudent, il faut ajuster leurs dates et éviter de les retarder par rapport à ce qui est prévisible.

Enfin, on peut y intégrer les montants de recettes probables, mais uniquement en fonction de leur haut niveau de probabilité et d’un solde prévisionnel suffisamment excédentaire pour le rester si ces recettes ne se concrétisent pas.

Il faut également tenir compte des décaissements de TVA, en fonction du calendrier de versement de celle-ci à l’administration fiscale par l’entreprise.

Le tableau doit être actualisé régulièrement.

Plus il l’est, mieux le dirigeant pilote sa trésorerie. Cette régularité se définir en fonction des besoins de l’entreprise : au jour le jour, hebdomadaire, mensuelle, etc.

Compléter un plan de trésorerie prévisionnel fait bien entendu appel à la lucidité et au réalisme du dirigeant, pour éviter l’excès d’optimisme.

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Le plan de trésorerie prévisionnel

Dans une version plus complète qu’un simple tableau de trésorerie, le plan de trésorerie prévisionnel peut aussi être réalisé sur un tableur Excel, mais il est scindé en plusieurs documents (un par onglet) : le tableau de trésorerie de chaque mois et le plan de trésorerie prévisionnel global annuel.

Le tableau de trésorerie indique le solde de trésorerie en début de mois en haut du tableau et en fin de mois au bas du tableau. Entre les deux, on détaille en TTC les encaissements et décaissements du mois. Recettes, factures, impôts, loyer, etc.

Le détail du mois est ensuite reporté sur le plan de trésorerie prévisionnel annuel, qui permet d’avoir une vision d’ensemble de ce qui attend le chef d’entreprise dans les mois à venir.

Enfin, la version la plus détaillée consiste à lier le plan de trésorerie à divers documents de suivis, grâce à des reports automatiques :

• Le tableau de détail des ventes mensuelles
• Le tableau de détail des achats et charges mensuels
• Le tableau des rémunérations mensuelles
• Le tableau des marges
• Le tableau de gestion des stocks

Avec cette vue d’ensemble des périodes d’excédent ou de déficit de trésorerie à venir, le dirigeant peut ainsi faire des prévisions précises et anticiper les stratégies nécessaires.

Au-delà du simple outil Excel, on peut également recourir à un logiciel de gestion adapté.

Les indicateurs essentiels en gestion de trésorerie

1. Le solde de trésorerie d’une entreprise en fin de mois correspond à l’argent dont elle dispose à un instant T sur son compte en banque.

Il est indispensable de comparer à intervalles réguliers les prévisions avec le réalisé, notamment avec le rapprochement bancaire.

Le solde de trésorerie permet d’évaluer précisément la trésorerie prévisionnelle et de réagir en amont si un accident de trésorerie se profile à l’horizon.

2. La consommation nette de liquidités (décaissements du mois – encaissements du mois) permet de déterminer si l’entreprise consomme de la trésorerie.

On peut ainsi évaluer si l’on a plus de dépenses que de recettes et qu’on grignote progressivement la trésorerie, ou si l’on accumule de la trésorerie.

Dans le premier cas, l’attention doit se porter sur les causes possibles de la consommation positive de liquidités, dont notamment :

• Charges de fonctionnement trop élevées
• Augmentation des coûts d’achats matières et marchandises
• Baisse du chiffre d’affaires
• Investissements exceptionnels

Au contraire, identifier une consommation négative de liquidités peut permettre de mettre en place des placements bancaires pour éviter que ne « dorme » inutilement cet excédent de trésorerie si les prévisions le montrent durable.

3. Le BFR (Besoin en Fonds de Roulement) est le montant de fonds qu’une entreprise nécessite pour supporter les décalages de trésorerie entre les encaissements et les décaissements.

Ce décalage correspond au cycle d’exploitation, durant lequel l’entreprise doit assurer la continuité de son activité.

Dans un cycle d’exploitation classique, une entreprise doit d’abord engager des dépenses avant de générer des recettes. Biens ou services, la logique est la même : s’équiper, acheter, fabriquer ou concevoir, commercialiser, puis encaisser du chiffre d‘affaires.

Le BFR quantifie donc le besoin en financement à court terme de l’entreprise pour couvrir ses frais d’exploitation. Il est directement lié aux :

• Délais d’écoulement des stocks
• Délais d’encaissement des clients
• Délais de paiement des fournisseurs

Le suivi régulier du BFR permet d’agir sur ces trois facteurs.

Le BFR est calculé à partir d’éléments d’actif circulant et de passif circulant du bilan comptable de l’entreprise, avec la formule suivante :

Optimiser la gestion de trésorerie

Optimiser la gestion de trésorerie consiste à ajuster judicieusement le curseur entre le déficit et l’excédent de trésorerie.

Une fois que le tableau de trésorerie est établi, que le plan de trésorerie prévisionnel est dressé, que l’on a identifié les points de vigilance, quelles mesures mettre en place pour assurer une trésorerie saine à l’entreprise ?

Accélérer les recettes et réaliser des économies

Grâce à une vision claire sur les plannings d’encaissements et de décaissements établis par le plan de trésorerie, le chef d’entreprise peut déployer les actions suivantes :

• Raccourcir les délais d’encaissements accordés à ses clients et relancer ceux qui tardent à payer. De cette manière, les montants facturés alimentent la trésorerie plus rapidement
• Négocier l’allongement des délais (et/ou l’étalement) de règlements auprès de ses fournisseurs, prestataires, voire de l’administration fiscale quand c’est nécessaire

Par ailleurs, la gestion de trésorerie permet d’économiser des frais bancaires évitables, comme les frais de découvert, les intérêts d’emprunt, ou encore les commissions d’intervention.

En anticipant les périodes qui s’annoncent « tendues », l’entreprise est en mesure de préparer la mise en place d’une trésorerie de secours en ayant notamment recours au financement bancaire, dont le coût est plus avantageux que les agios habituels.

Consacrer l’excédent de trésorerie à des placements financiers

Lorsqu’une société s’attend à disposer d’une trésorerie excédentaire sur une période relativement longue, il est judicieux de faire travailler cet argent, au lieu de le laisser « dormir » sur le compte bancaire de l’entreprise.

Dans ce cas, il existe des placements bancaires dédiés, dont l’objectif s’adapte aux besoins de chaque chef d’entreprise.

Les placements peuvent ainsi servir à :

• Constituer une réserve additionnelle de trésorerie en prévision d’éventuels aléas
• Faire fructifier cet argent avec un taux rémunérateur d’intérêts
• Prévoir un investissement ponctuel dans l’entreprise (outil de production, embauche, communication, etc.)

Optimiser la gestion des stocks

Pour les entreprises vendant des biens, il est nécessaire de produire des stocks.

L’art de gérer les stocks consiste à commander les bonnes quantités au bon moment, afin de minimiser les frais liés au stockage, tout en conservant un haut niveau de délivrabilité à la clientèle.

Un surstockage entraîne des coûts divers :

• Frais additionnels liés à la surface nécessaire de stockage (loyer, achat)
• Frais d’entretien, de gardiennage, d’employés vérifiant les stocks
• Frais d’assurance liés à la valeur des stocks
• Immobilisation de capitaux qui auraient pu être mieux investis
• Eventuelle perte de marge en cas de déstockage nécessaire
• Eventuelle périssabilité des stocks

Un sous-stockage peut entraîner des conséquences fâcheuses :

• La rupture de stock et donc l’interruption des commandes et l’arrêt de génération du chiffre d’affaires
• Un catalogue restreint et une offre clairsemée, dont l’effet psychologique est mauvais sur la clientèle
• La perte de clientèle, difficile à reconquérir ensuite
• Disruption de la chaine de production

La gestion des stocks passe par l’application de différentes méthodes, en fonction de la nature de l’entreprise :

• La méthode calendaire
• La méthode de gestion à point de commande
• La méthode de recomplètement
• La méthode de réapprovisionnement à la commande

Les risques et difficultés de la gestion de trésorerie

Pour conclure, voici les principales mauvaises pratiques à éviter, afin de réaliser une bonne gestion de trésorerie :

1. Ignorer les évolutions du marché et ses impacts potentiels sur l’activité (législation, concurrence, fluctuations des coûts, habitudes de consommations, etc.)

2. Réaliser un prévisionnel trop optimiste. Si les prévisions de recettes ne se réalisent pas, ou si les charges sont supérieures aux projections, le risque de cessation de paiement guette l’entreprise.

A noter que lors d'une reprise d'entreprise, en LBO ou non, la garantie actif passif contribue directement à éviter les accidents de trésorerie liés à des risques financiers ou fiscaux sur la gestion passée.

De même, la clause d'earn out, s'il y en a une, permet d'anticiper le versement d'un complément de prix dans le plan de trésorerie.

3. Ne pas gérer les stocks, immobiliser du capital nécessaire à d’autres priorités et voir le retour sur investissement s’éloigner.

4. Accorder des délais de règlement trop longs aux clients et ne pas suivre ni relancer en temps utile les clients débiteurs.

5. Se passer de l’avis d’experts, tels que l’expert-comptable, qui a une vision financière d’ensemble.

6. Accepter des conditions et délais de paiement trop contraignants avec les fournisseurs et prestataires.

7. Avancer sans réserve financière de sécurité pour supporter les inévitables imprévus

Un dirigeant efficace est un dirigeant prévoyant. La gestion régulière de la trésorerie est le meilleur moyen d’éviter des situations catastrophiques.

FAQ

La gestion de trésorerie en 3 questions