Transformation digitale : 8 outils essentiels en entreprise

Dans un climat riche en innovations et en changements constants, la transformation digitale devient indispensable pour les entreprises qui souhaitent rester compétitives.

L’intégration d’outils digitaux dans vos différents process permet à votre entreprise de s’adapter et de répondre aux nouveaux challenges qu’elle rencontre.

Rationaliser les opérations, accroître l’activité, améliorer l’expérience client, renforcer l’engagement des équipes et la communication, faciliter les missions…

Alors en quoi consiste la transformation digitale d’une entreprise ? Et quels sont les outils essentiels à inclure dans votre action digitale afin qu’elle soit efficace ?

Qu’est-ce que la transformation digitale en entreprise ?

Concurrence, croissance rapide, demandes des clients… De nos jours, les entreprises doivent constamment s’adapter pour rester dans la course.

Face à ce climat d’adaptation constante, les dirigeants n’ont d’autre choix que de se lancer dans la transformation digitale de leur entreprise.

De quoi s’agit-il ? Quels sont les secteurs de l’entreprise concernés ? Pourquoi une transformation digitale est-elle indispensable ? Faisons le point ensemble.

Transformation digitale en entreprise : de quoi parle-t-on ?

La transformation digitale désigne le processus par lequel une entreprise intègre de nouvelles solutions digitales à son fonctionnement.

Véritable stratégie d’évolution, la transformation digitale ne concerne pas simplement l’aspect technologique.

Il s’agit d’une réorientation globale des secteurs de l’entreprise, par l’insertion d’outils digitaux (la digitalisation) dans les différents processus de travail (workflow, stratégie commerciale, business model…).

Ainsi, pour une transformation digitale réussie, il est non seulement nécessaire de réaliser un examen complet des technologies utilisées, mais aussi de la culture d’entreprise, des modèles économiques et opérationnels, et de l’expérience client.

En portant sur plusieurs secteurs, la mise en place d’une stratégie de transformation digitale permet à votre entreprise de :

• Rester réactive face aux évolutions du marché
• Améliorer sa compétitivité et donc sa croissance
• Faire évoluer sa culture d’entreprise
• Améliorer la qualité de ses services et produits

À noter : pour vous aider dans votre démarche, l’État met en place aides à la transformation numérique pour les entreprises. 

Par où commencer la transformation digitale de votre entreprise ?

L’objectif principal de la transformation digitale est d’aider votre entreprise à rester compétitive et à se positionner dans un contexte qui évolue vite.

Ainsi, pour être optimale, sa transformation digitale doit concerner en priorité les aspects suivants :

La transformation digitale de votre modèle économique

Révisez votre modèle économique traditionnel afin de l’adapter à la réalité actuelle du marché et aux nouveaux challenges que présente la digitalisation des entreprises.

La transformation de votre business model doit viser l’ensemble des fondamentaux qui permettent à votre entreprise de créer de la valeur et ne négliger aucun secteur (clientèle, associés, investisseurs, fournisseurs…).

La transformation digitale de vos process et workflows

La révision de vos process et workflows découle de celle de votre business model. Elle donne l’impulsion et permet de répondre aux nouveaux objectifs de l’entreprise.

Ici, l’on parle notamment d’optimisation du travail, gain de temps, augmentation de la productivité, amélioration de l’expérience client, communication, analyse de la concurrence…

La transformation digitale de votre processus organisationnel

Point à ne pas négliger : l’intégration de vos équipes à l’effort de transformation digitale que vous enclenchez.

L’insertion de nouvelles technologies et donc de nouvelles façons de travailler doit se faire en accord avec les valeurs et l’organisation de votre entreprise.

Pour cela, vos équipes doivent être impliquées dans le processus de transformation et ne pas le subir.

Collaboration et discussions ouvertes sont ici la clef, afin d’encourager l’engagement personnel de vos collaborateurs, leur productivité, leur sens de l’initiative et leur bien-être au travail.

8 outils digitaux pour soutenir votre transformation digitale

La transformation digitale de votre entreprise est une démarche indispensable, si vous souhaitez rester concurrentiel et compétitif.

Voici les différents outils digitaux qu’il est possible d’inclure dans la stratégie de transformation digitale de votre entreprise.

Transformation digitale : les suites collaboratives

À l’heure de la mobilité et du télétravail, il est indispensable de maintenir l’accès à vos données.

En ce sens, les suites collaboratives constituent un espace de travail virtuel, où sont centralisés vos logiciels, applications et autres outils de travail.

Ces outils digitaux possèdent de nombreuses fonctionnalités qui permettent à vos collaborateurs d’accéder à et de partager des informations en temps réel.

Les suites collaboratives telles que Google workspace (anciennement G-Suite) ou encore Microsoft Office facilitent la coordination et le travail, fluidifient les partages de données et la communication, tout en sécurisant les accès et données partagées.

Transformation digitale : les plateformes de communication 

Prérequis indispensable pour optimiser l’organisation du travail, les plateformes de communication sont désormais utilisées au quotidien par les entreprises.

Les plateformes de communication telles que Slack, Teams (Microsoft), Skype ou encore Zoom et Google Meet, facilitent et centralisent les échanges.

En les intégrant à l’organisation de votre entreprise, vous rassemblez vos équipes dans des canaux de discussion, favorisez la diffusion d’informations, gagnez en efficacité et donc, en productivité.

Il est également possible de déployer des plateformes de communication sur l’ensemble du réseau d’une entreprise afin de simplifier la communication interne entre les équipes, le siège et les succursales.

Lorsqu’ils sont développés localement, ses outils de communication digitaux sont appelés « intranet ».

Transformation digitale : les outils CRM (Customer Relationship Management)

Les outils CRM (Customer Relationship Management) sont des logiciels conçus pour aider les entreprises à gérer les relations avec leurs clients et prospects.

Indispensables lorsqu’une transformation digitale est opérée, les outils CRM constituent une source de données à exploiter pour adapter votre stratégie marketing digitale. 

Face à une concurrence féroce et des clients de plus en plus connectés, vous devez vous démarquer…

C’est sur ce point qu’interviennent les outils CRM comme Salesforce, noCRM.io ou encore Sellsy.

En analysant les attentes des clients, les outils CRM vous permettent de mieux comprendre votre cible et ainsi d’améliorer l’expérience client.

Ils sont également un atout dans l’amélioration de la communication avec votre clientèle et l’optimisation des performances de vos équipes de ventes.

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Transformation digitale : les outils de gestion de contenus CMS

Qui dit transformation digitale dit forcément site internet.

Et, en tant qu’entreprise, votre site internet est souvent la première image que vos futurs clients ont de vous.

En ce sens, les outils CMS (Content Management System) vous permettent de créer et de gérer votre site internet, le tout, sans besoin de connaissance en langage informatique (codage HTML).

Les CMS vous permettent de mettre à jour votre site et d’y intégrer plusieurs fonctionnalités pour le faire évoluer et améliorer l’expérience utilisateur (UX).

Thèmes, extensions, photothèque, contenus web (pages, articles, blog) ou boutique en ligne… les CMS regroupent au même endroit tout ce dont vous avez besoin pour gérer votre site et le rendre attractif.

Parmi les CMS les plus connus, nous pouvons citer WordPress qui domine actuellement le web avec 43,1% des sites construits avec ce CMS (données w3techs.com,), mais également Dupral, HubSpot CMS Hub ou encore Wix…

Transformation digitale : les outils de gestion de projets

Tâche quotidienne reposant sur une bonne organisation et communication, la gestion de projets peut être facilitée par de nombreux outils digitaux.

Véritables outils de coordination, les plateformes de gestion de projet (web ou mobile) sont conçues spécialement pour aider vos équipes à s’organiser, gérer et suivre l’avancée de chaque projet en temps réel.

Les outils de gestion de projets tels que Trello, Monday ou encore Asana mettent à votre disposition divers moyens (planificateur de tâches, échéancier, tableau de bord, schéma organisationnel, etc.) pour répondre à vos besoins.

Transformation digitale : les outils de gestion de recrutement

Point à ne pas négliger dans une entreprise, le recrutement de collaborateurs à un impact sur sa culture d’entreprise, son fonctionnement, son évolution, sa productivité et sa rentabilité.

Il est donc pertinent que des outils de recrutement – comme TalentSoft ou SmartRecruiters – entrent dans votre effort de transformation digitale.

Les outils de recrutement (ou ATS, Applicant Tracking System) sont des logiciels de gestion de candidatures.

S’ils possèdent des caractéristiques propres à chacun, ils permettent tous :

• L’automatisation de la diffusion des offres sur plusieurs sites emploi
• La centralisation et la gestion des candidatures (avec tri et suivi via des tableaux de bord)
• Le recueil de données et de statistiques pour optimiser le process de recrutement
• La centralisation d’une CVthèque

Transformation digitale : les outils de comptabilité

Toute entreprise est tenue à des obligations comptables précises et propres à son statut juridique.

Souvent décrié comme chronophage et complexe, il existe pourtant plusieurs outils permettant une tenue régulière et simplifiée de votre comptabilité.

Directement inscrits dans une transformation digitale, ces outils de comptabilité s’adaptent à la forme de votre entreprise (auto-entreprise, TPE, PME…).

Accessibles à tous, ils vous permettent de :

• Tenir un journal de la comptabilité de votre entreprise
• Répertorier l’ensemble des écritures comptables
• Établir un plan comptable, prévisionnel, bilan, etc.
• Éditer des devis, facture et suivre l’avancement des paiements
• Relier vos comptes bancaires pour avoir une vue d’ensemble

Parmi les solutions comptables les plus utilisées, l’on retrouve Sage et Cegid, mais il existe également EBP, Pennylane, Indy, Je Pilote Mon Entreprise, etc.

Transformation digitale : les outils de stockage en ligne

Avec la démocratisation du télétravail et les besoins en mobilité des collaborateurs, les outils de stockage en ligne se sont progressivement imposés dans la vie des entreprises.

Basés sur la technologie du « cloud computing », et associés au big data, les outils de stock en ligne récoltent, traitent et stockent de grandes quantités de données.

Celles-ci sont envoyées sur un cloud sécurisé, composé de nombreux serveurs distants et interconnectés (datacenter) gérés par votre prestataire.

Si leur fonction première est de permettre le partage de données entre plusieurs appareils et utilisateurs, les outils de stock en ligne sont complets et proposent de nombreuses fonctionnalités :

• Automatisation des backups
• Configuration des fréquences de sauvegardes
• Restauration de données suite à un sinistre ou une erreur
• Historique des fichiers

Véritables atouts dans l’organisation du travail, les outils de stock en ligne favorisent l’accès à l’information en direct, que ce soit de chez vous ou lors d’une réunion avec un client.

La transformation digitale de votre entreprise vous permet de faire évoluer votre stratégie globale de fonctionnement.

En vous tournant vers les nouvelles technologies, elle vous permet de répondre aux problématiques rencontrées par votre entreprise afin de maintenir et/ou développer votre activité.

Ainsi, de la même façon que vous le faites avec l’un de vos futurs clients lorsque vous lui une offre commerciale, la transformation digitale reprend chaque aspect et opération de votre entreprise pour lui permettre d’évoluer et d’améliorer sa compétitivité.

FAQ

La transformation digitale en 3 questions :