Etablir son compte d'exploitation prévisionnel

Dans un projet de reprise ou de création d’entreprise, la réalisation rigoureuse d’étapes préparatoires successives est un facteur de réussite important.

Parmi ces étapes, l’élaboration d’un business plan permet de définir les différentes facettes de l’exploitation à venir : implantation, clientèle, concurrence, marketing, ainsi que les éléments économiques et financiers.

La colonne vertébrale du business plan est le compte d’exploitation prévisionnel. Celui-ci permet de détailler sur trois années l’ensemble des chiffres d’exploitation, et ainsi de fixer un cap précis, qui constitue une feuille de route pour le porteur de projet.

Pourquoi réaliser un compte d’exploitation prévisionnel ?

Se lancer dans la création ou la reprise d’un commerce ou d’une entreprise est une aventure qui comporte des risques liés à l’inconnu du futur.

Afin de limiter ces risques de « sortie de route », il convient de réaliser différentes études et de les confronter à la réalité du marché.

Mieux préparé, le créateur (ou repreneur) peut ainsi s’appuyer sur des éléments fiables et mesurés, afin de s’engager avec plus de sécurité dans un investissement significatif en temps et en argent.

A l’image d’une étude de marché, qui cible la clientèle et le produit, ou d’une étude d’implantation, qui se concentre sur la pertinence du local d’activité, le volet économique et financier doit être évalué, détaillé puis calibré.

Qu’est-ce qu’un compte d’exploitation ?

En fin d’année (on dit aussi d’exercice), chaque entreprise réalise un bilan comptable, qui détaille l’actif et le passif de la société à l’instant T. Le bilan inclut également le compte de résultat, aussi nommé compte d’exploitation.

Le compte d’exploitation récapitule l’ensemble des produits et des charges de l’entreprise sur l’exercice comptable écoulé.

Il indique d’abord le chiffre d’affaires annuel, puis déroule la totalité des charges annuelles, listées selon le plan comptable. Tous ces montants sont exprimés en hors taxes.

Avec ce document, l’exploitant peut visualiser en coup d’œil la façon dont est construite sa rentabilité sur une année entière et analyser chaque poste pour optimiser l’exploitation.

C’est également le compte d’exploitation qui détermine le résultat d'exploitation imposable de l’entreprise.

Quel est le rôle du compte d’exploitation prévisionnel ?

Elaborer un compte d’exploitation prévisionnel est un exercice qui consiste à anticiper et prévoir les produits et dépenses prévisionnels de l’entreprise, en se basant sur des facteurs concrets :

• analyse des chiffres de l’exploitation en cours dans le cas d’une reprise d’un commerce ou d’une entreprise
• analyse des chiffres des concurrents ou d’affaires similaires dans le cas d’une création
• études de marché et d’implantation
• définition de l’offre à venir
• identification des fournisseurs et prestataires
• évaluation des ressources humaines nécessaires

Une réflexion posée, prudente et réaliste de chaque facette permet de chiffrer avec une relative précision les éléments composant le compte d’exploitation prévisionnel.

Le rôle du compte d’exploitation prévisionnel est multiple :

• valider la faisabilité économique du projet en évaluant avec justesse les sources et volumes de chiffre d’affaires prévisionnel, la marge, mais aussi l’ensemble des dépenses prévisionnelles de fonctionnement
• évaluer la rentabilité escomptée de l’exploitation sur trois ans et les futurs revenus de l’exploitant
• constituer un objectif à suivre dans la durée, avec des indicateurs-clefs (quotidiens, hebdomadaires, mensuels, etc.) permettant d’ajuster la stratégie au fil de l’exploitation
• déterminer le montant du financement éventuellement nécessaire
• être en mesure de présenter un projet solide pour convaincre le financeur que les investissements prévus créeront de la valeur et permettront de rembourser le prêt (ou de rémunérer les investisseurs)

Comment réaliser un compte d’exploitation prévisionnel ?

Il est difficilement possible de bâtir directement un compte d’exploitation prévisionnel sans une base pour l’étayer. C’est-à-dire avec des parties élaborées séparément, dont les données convergent vers le compte d’exploitation à proprement parler.

Par exemple, le compte d’exploitation prévisionnel indique une ligne globale de rémunération du personnel. Il s’agit donc d’élaborer en annexe le détail des ressources humaines, dont le total des salaires sera repris dans le prévisionnel final.

Idem pour le chiffre d’affaires prévisionnel, dont on va détailler les sources.

Sans devoir réaliser un business plan complet, la meilleure façon de réaliser un compte d’exploitation prévisionnel est donc de le segmenter en procédant par étape. Ainsi, on érige les différentes parties les unes après les autres dans un ordre précis et logique.

On utilise pour cela un tableur informatique classique, sur lequel on va construire et développer des tableaux interconnectés avec des calculs et des reports automatiques d’un tableau à l’autre.

De cette manière, l’ensemble est évolutif est permet d’être adapté en fonction des facteurs modificatifs rencontrés durant l’avancement du projet.

L’ensemble du prévisionnel d’exploitation est ainsi réalisé en plusieurs phases, en partant du détail de l’activité jusqu’à la vue d’ensemble : détail des ventes, ressources humaines nécessaires, compte de résultat selon la forme juridique choisie, détail et chiffrage du matériel, agencements, travaux nécessaires, plan de financement et seuil de rentabilité.

Détailler le chiffre d’affaires dans le compte d’exploitation prévisionnel

Si prévoir un montant de chiffre d’affaires n’est pas une science exacte, il est toutefois possible de s’approcher fortement de la réalité future, grâce à une réflexion pragmatique, dans laquelle on détaille les sources de revenus de l’entreprise.

Hormis pour les entreprises de service, le chiffre d’affaires prévisionnel se calibre à partir d’une marge.

Il faut donc commencer par calculer le prix de revient du produit vendu (achat matières + coûts de fabrication ou transformation), puis d’appliquer les marges du métier, que l’on ajuste en fonction du positionnement commercial choisi.

Faire le tour des fournisseurs s’avère donc indispensable, afin de bien connaître les prix d’achat de matières premières et des marchandises, leur qualité variable, les délais de règlement, de livraison, sans oublier le volet humain et donc la qualité du contact et du service.

La stratégie pour établir une prévision de chiffre d’affaires varie alors en fonction d’une création ou d’une reprise d’entreprise.

Comment calculer un chiffre d’affaires prévisionnel en création d’entreprise ?

La création, c’est (plus ou moins) l’inconnu. Entre les aspirations d’un créateur ambitieux et la réalité de la future exploitation, il peut y avoir un gouffre.

C’est pourquoi le porteur d’un projet de création doit avoir défini et chiffré au préalable son offre de manière détaillée. L’étude de marché permet d’y voir clair lors de cette étape.

Ainsi, en connaissant sa clientèle potentielle et ses besoins, sa concurrence, ses flux, ses fréquences d’ouverture, sa capacité et ses compétences à produire, le créateur peut détailler assez précisément chaque produit ou service, en termes de nature, quantités vendables et prix unitaire.

Quantités potentiellement vendables et prix unitaires doivent être réalistes. Mieux vaut faire preuve de prudence dans ses prévisions, voire de pessimisme, les surprises en seront toujours plus agréables.

Il faut segmenter les sources de chiffre d’affaires prévisionnel mois par mois (en tenant compte des jours ouvrés du calendrier futur), une par une.

L’on détaille le tarif de chaque prestation (ttc et ht de préférence en adaptant les taux de TVA respectifs) et les quantités que l’on estime pouvoir vendre pour chaque catégorie.

Cet exercice permet à la fois de mettre en lumière les éventuelles incohérences, mais aussi de se donner un objectif, une feuille de route à suivre.

Le détail des ventes aboutit à un chiffre d’affaires prévisionnel global annuel, qu’il convient d’exprimer en hors taxe, et qui est reporté dans le compte d’exploitation prévisionnel.

Comment calculer un chiffre d’affaires prévisionnel en reprise d’entreprise ?

La différence majeure avec la création est qu’au lieu d’établir un compte d’exploitation prévisionnel sur 3 ans en ne s’appuyant que des éléments estimatifs, le repreneur bâtit son compte d’exploitation prévisionnel sur l’étude de l’exploitation actuelle.

D’une part le repreneur a accès aux informations comptables du cédant, et d’autre part à ses statistiques internes s’il en existe (tableaux de bord, relevés de caisse fournissant les statistiques annuelles, etc.).

Il gagne donc un temps précieux et peut fonder son prévisionnel d’exploitation sur des données avérées, plus que prospectives.

Néanmoins, les éventuelles données prospectives du cédant restent importantes, car elles orientent son successeur et peuvent entrer dans le calcul du prix de cession.

Selon la durée de l’accompagnement par le cédant, ce dernier sera peut-être encore présent lorsque le repreneur tâchera d’atteindre ces objectifs. Mieux vaut donc que les données prospectives du vendeur soient réalistes, pour être atteintes et confirmer les promesses de celui-ci.

L’analyse du compte d’exploitation du cédant permet aussi de procéder à des ajustements éventuellement nécessaires sur l’exploitation existante (prix d’achat de marchandises et matières premières, coûts des prestataires et fournisseurs, frais de communication, charges diverses, charges de personnel).

Enfin, c’est au travers de l’étude des documents comptables du cédant, que le repreneur peut quantifier l’endettement éventuel et la rémunération de l’exploitant actuel, et calibrer le niveau de ses propres revenus à venir.

Le repreneur peut donc avoir préparé son prévisionnel avant et le confronter aux chiffres de l’exploitation reprise, mais peut aussi construire son prévisionnel directement à partir des bilans de l’affaire reprise.

En effet, certains candidats à la reprise ont un projet entrepreneurial bien défini et cherchent à adapter l’affaire reprise à leur vision. D’autres ont une simple envie d’être à leur compte dans une branche métier définie, et adapteront leur projet à l’affaire visitée.

L’approche est à moduler en fonction des variables d’ajustement suivantes :

• maturité du projet de reprise
• niveau de personnalisation et de nouveauté que le repreneur souhaite insuffler dans son affaire
• potentiel de développement de l’affaire cible

A moins d’avoir identifié des pistes évidentes et indispensables de développement immédiat, la prudence dicte de prévoir un volume d’activité équivalent à celui du cédant. C’est ainsi qu’une banque révisera un prévisionnel jugé trop optimiste.

Il peut même être judicieux de prévoir une baisse de 30% si la clientèle est attachée au cédant, par sa forte personnalité notamment.

Il vaut donc mieux ne pas anticiper un doublement du chiffre d’affaires la première année de la reprise… Et tant mieux si cela arrive malgré tout.

Les ressources humaines dans le compte d’exploitation prévisionnel

Dans une entreprise, les ressources humaines constituent la force de production du chiffre d’affaires. Sans bras, pas de chiffre d’affaires.

Un entrepreneur a généralement des journées conséquentes pour des semaines atteignant facilement 60 à 70h.

Il est donc tentant de faire appel à de la main d’œuvre en quantité (trop) confortable, plus particulièrement lorsqu’on réalise un prévisionnel, à un stade encore loin de la réalité quotidienne.

Là encore, deux cas de figure se présentent, selon qu’il s’agisse d’un projet de création ou de reprise d’entreprise.

Evaluer les ressources humaines en création d’entreprise

Nombreux sont les candidats à la reprise qui s’imaginent campés derrière le tiroir-caisse, tandis qu’une ruche d’employés bourdonne autour d’eux.

Si ce cas de figure existe en vitesse de croisière, la majeure partie des nouveaux exploitants sont au four et au moulin.

Les charges de personnel étant l’un des postes les plus lourds en entreprise, l’entrepreneur doit donc tout d’abord compter sur sa propre personne (et celle de son éventuel conjoint) et éviter la surembauche de personnel.

Au démarrage, tout du moins, car pour rappel, un employé rémunéré au smic pour 35h, coûte 26.000 € annuels à l’entreprise.

Or, le salaire augmente proportionnellement aux compétences et horaires demandés aux futurs employés. La masse salariale peut ainsi rapidement devenir disproportionnée si le porteur de projet compte trop déléguer.

Il lui convient donc de définir tout ce qu’il peut faire lui-même, puis de définir précisément les autres tâches et de créer une fiche de poste (modèle à retrouver dans nos outils pratiques) pour chaque employé nécessaire.

La fiche de poste permet de préciser toutes les tâches attendues d’un employé et de vérifier les niveaux de salaire pratiqués pour ce type de poste. Cela permet en outre de diffuser des annonces d’emplois claires et de mener des entretiens d’embauche transparents et méthodiques en pointant chaque tâche.

De nombreuses publications disponibles sur le web permettent de connaître les salaires pratiqués dans chaque branche de métier.

Il faut ensuite adapter chaque rémunération prévisionnelle d’employé en fonction de la prédominance de la tâche dans l’exploitation et la valeur que l’on accorde à ce poste. Certains n’hésitent pas à anticiper des sur-salaires pour garantir la fidélité de l’employé, d’autres s’en tiennent aux grilles habituelles.

Il peut être utile de consulter la convention collective de la branche métier concernée, afin d’anticiper certaines spécificités, comme le versement d’un treizième mois de salaire.

Ainsi on liste dans un tableau des ressources humaines chaque poste, avec son salaire net mensuel, brut mensuel et annuel, les cotisations salariales, et pour chaque employé nécessaire le total annuel global.

A savoir : au salaire net s’ajoutent les cotisations sociales salariales (29% du salaire net) + les cotisations sociales patronales (42% du salaire brut). Un salarié coûte donc en réalité le double de son salaire net.

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Le tableau des ressources humaines nécessaires aboutit à un montant de salaires bruts annuels et des cotisations patronales annuelles précis, que l’on reporte sur le compte d’exploitation.

Valider les ressources humaines en reprise d’entreprise

Lors d’une reprise d’entreprise, il est bien plus simple d’évaluer les ressources humaines, puisque l’on connaît déjà celles en place dans l’exploitation.

Les contrats de travail font d’ailleurs partie du périmètre de cession.

Les situations divergent, mais si le repreneur remplace le cédant à son poste et que ce dernier a un ou plusieurs employés, son successeur le(s) nécessitera également.

Dans ce cas, il convient de se pencher davantage sur la qualité du travail fourni, le contact humain, ainsi que sur l’ancienneté et les salaires. L’impact de ce dernier point est toutefois classiquement inclus dans l’étude de rentabilité qui a servi à valoriser le fonds de commerce repris.

Il reste primordial de valider les salaires, car il y a parfois des surprises, par exemple une partie des rémunérations versée de manière officieuse.

Enfin, il faut identifier les personnes-clés et leur juste rémunération, car le succès de la reprise repose parfois en (bonne) partie sur elles.

Le compte de résultat prévisionnel

Une fois les sources de chiffre d’affaires et les ressources humaines identifiées et quantifiées, l’on peut s’attaquer au compte d’exploitation prévisionnel (ou compte de résultat prévisionnel) lui-même.

Au lieu de subir, mieux vaut prévoir : à l’image du compte de résultat que l’expert-comptable réalisera en fin d’exercice avec le bilan, sa version prévisionnelle permet de chiffrer tous les produits et charges que l’exploitation< devra supporter sur la durée d’un exercice comptable (généralement une année civile) et de les anticiper.

Les charges dans le compte de résultat prévisionnel

Il y en a souvent plus qu’on ne le pense.

Lister les charges d’exploitation permet donc de ne pas en oublier et d’ouvrir des pistes de réflexions insoupçonnées. Notre modèle de prévisionnel (disponible dans nos outils pratiques) couvre l’ensemble des charges d’exploitation potentielles d’une entreprise classique.

Les données disponibles en ligne vous permettent de chiffrer chaque poste relativement précisément. En plus du chiffre d’affaires prévisionnel et des salaires et cotisations patronales, tous deux calculés au préalable, il convient de déterminer le coût d’achat des marchandises et matières premières.

Référez-vous pour cela aux usages du métier, aux prix que vos futurs fournisseurs vous auront communiqués, ou encore aux chiffres actuels dans le cas d’une reprise de commerce ou d’entreprise.

Les sociétés de service n’ont pas ou peu de coûts marchandises.

Il faut ensuite détailler l’ensemble des futures charges externes. Certaines sont des charges fixes, d’autres des charges variables en fonction du volume d’activité notamment.

Voici quelques exemples de comptes de charges classiques :

• Electricité et eau
• Sous-traitance / prestation externe
• Produits d'entretien et petit équipement
• Fournitures administratives
• Petit matériel-outillage / aménagements
• Carburant / parking / péage
• Locations immobilières et charges locatives
• Location mobilière (leasing)
• Redevances
• Nettoyage
• Assurances
• Honoraires comptabilité
• Annonces publicité
• Voyages et déplacements
• Affranchissements / téléphone / internet
• Commissions sur moyens de paiement et frais bancaires

Pour lister les charges de manière exhaustive, il est nécessaire de prendre du recul et de se projeter dans l’exploitation au quotidien. C’est un excellent moyen pour ne rien oublier.

Il faut chiffrer ces charges avec prudence, pour ne pas être pris au dépourvu, mais sans excès toutefois.

L’une des charges externes les plus importantes à maîtriser est le loyer, fonction du bail commercial, d’autant plus que c’est une charge fixe incompressible.

La rémunération du dirigeant et le résultat prévisionnel

C’est dans le compte de résultat prévisionnel que le porteur de projet peut évaluer le montant de sa future rémunération de dirigeant.

Ce calcul se fait notamment en fonction :

• de l’excédent brut d’exploitation (EBE)
• du statut du dirigeant : gérant non-salarié ou salarié de sa propre structure
• de l’impôt pour lequel le dirigeant opte (IS - Impôt Société - ou IR - Impôt sur le Revenu)
• du niveau de trésorerie que le dirigeant souhaite (ou doit) laisser dans l’entreprise pour le consacrer au réinvestissement dans l’outil de travail
• du train de vie du dirigeant

Il est conseillé, dans un prévisionnel d’exploitation, de prévoir une rémunération pour l’exploitant (sauf si ce dernier possède d’autres sources de revenus suffisantes).

C’est un point que la banque prêteuse appréciera, car cela montrera que le projet peut à la fois rembourser l’emprunt ET rémunérer l’exploitant en contrepartie d’un travail fourni.

La prévision de rémunération d’exploitant doit être raisonnable et prendre en compte que l’entreprise sera jeune (sous sa direction) et qu’elle doit en priorité consolider sa trésorerie.

L’impôt société peut être provisionné en années N+1 et N+2, puisqu’il est calculé sur le précédent exercice.

En fin du compte de résultat prévisionnel, l’on trouve tout d’abord l’EBE (excédent brut d’exploitation), qui établit la rentabilité calculée sur la différence entre chiffre d’affaires et toutes les charges de fonctionnement.

A partir de là, on calcule :

• le résultat d’exploitation, qui intègre les amortissements prévisionnels
• le résultat prévisionnel financier, qui intègre produits et charges financiers (notamment les intérêts d’emprunt)
• le résultat courant avant impôts, qui additionne les deux résultats précédents
• le résultat net d’exploitation ou revenu net d’exploitation pour une société soumise à l’IR (impôt sur le revenu), qui est le résultat d’exploitation duquel on soustrait l’impôts société ou l’impôt sur le revenu

Le résultat exceptionnel n’apparaît logiquement pas dans un compte de résultat prévisionnel, puisqu’il intègre les produits et charges exceptionnels, reflétant des arbitrages stratégiques ultérieurs.

Le résultat net peut être positif (bénéfice) ou négatif (perte).

C’est à partir du résultat que le dirigeant peut calculer les éventuels dividendes qu’il pourra se verser en complément (ou totalité) de sa rémunération.

Précisons que sauf dans certains cas très spécifiques, il est illusoire de soumettre une demande de financement avec un compte d’exploitation prévisionnel affichant un résultat négatif, et d’espérer un accord de prêt.

Si le résultat est négatif dans le prévisionnel d’exploitation, il convient alors d’arbitrer certains postes, à commencer par les rémunérations (d’exploitant, voire davantage) et les charges externes.

Le chiffrage du matériel, agencements et travaux dans le compte d’exploitation prévisionnel

Si l’activité nécessite un local commercial, du matériel et des agencements, il est indispensable de les lister et d’en déterminer le prix. Les données publiques disponibles sur les sites internet des différents fournisseurs offrent cette possibilité simplement.

Ce poste pouvant rapidement devenir onéreux, il ne faut pas hésiter à être créatif. Le marché de l’occasion propose un large éventail de matériel professionnel vérifié, mais aussi de mobilier de particulier, qui peut parfaitement convenir.

Il faut commencer par lister l’indispensable, puis établir une liste de priorités pour arbitrer les montants avec raison, en essayant de laisser l’affect de côté.

En outre, il est souvent nécessaire de réaliser des travaux.

Pour la partie que le repreneur n’effectue pas lui-même, il vaut mieux contacter 2 à 3 entreprises, afin de leur demander une estimation des travaux au m², et de gonfler d’au moins 10% cette estimation pour éviter les surprises.

La négociation des devis permet d’ajuster l’enveloppe, à laquelle il faut parfois ajouter l’éventuelle mise aux normes (accessibilité, incendie, électricité, voire d’autres normes).

Dans le cas d’une reprise, le matériel et les agencements faisant partie des actifs repris (en fonds de commerce ou titres de société), il est du ressort du repreneur d’en vérifier le bon fonctionnement avant la cession et d’ajuster le prix à la baisse en fonction des éléments défaillants, afin de les remplacer avec le budget économisé.

Le plan de financement dans le compte d’exploitation prévisionnel

C’est l’avant-dernière étape du prévisionnel d’exploitation.

Après avoir élaboré le prévisionnel d’exploitation sur des bases solides, puis quantifié l’outil d’exploitation, il reste à établir un prévisionnel financier pour le montage de l’opération d’acquisition.

Que le projet soit autofinancé ou non, établir un plan de financement est indispensable, afin de n’oublier aucun poste de dépenses prévisionnelles.

Il s’agit de réaliser un tableau de financement en 2 colonnes, dans lequel sont listés à gauche les besoins et à droite les ressources.

Les besoins :

• fonds de commerce (ou titres de société, droit au bail (lien vers article La cession du droit au bail) ou pas-de-porte)
• honoraires juridiques
• droits d’enregistrement
• matériel et agencements
• travaux
• stock de marchandises
• fonds de roulement (trésorerie de démarrage)

Les ressources :

• fonds propres (apport personnel)
• aides et subventions
• prêts bancaires et autres prêts
• éventuel crédit-vendeur

Les totaux des deux colonnes doivent coïncider.

Le tableau de financement détaille le montant d’endettement total auquel l’exploitation devra faire face. Il faut alors calculer le montant annuel et mensuel des échéances de remboursement (notre simulateur de crédit vous le permet), en indiquant un taux, une durée et le montant emprunté.

Les prêts bancaires destinés à l’achat d’un fonds de commerce, local commercial ou droit au bail sont traditionnellement délivrés sur 7 ans (84 mois). Une durée moindre engendre des mensualités souvent trop lourdes et une durée supérieure est très rarement acceptée par les banques.

Le seuil de rentabilité dans le compte d’exploitation prévisionnel

En matière d’exploitation d’un commerce ou d’une entreprise, l’un des indicateurs les plus explicites est le seuil de rentabilité.

Aussi appelé point mort, il permet de connaître, à une fréquence décidée par l’exploitant, le chiffre d'affaires minimum à réaliser pour ne pas perdre d'argent.

Le seuil de rentabilité peut ainsi être déterminé (avec autant de précision que l’édification du projet le permet) pour chaque jour, mois, année.

Dans un commerce aux encaissements quotidiens, il est utile de savoir qu’il faut réaliser chaque jour un CA de 1.950 €, par exemple. En revanche, dans une entreprise fonctionnant sur une base d’encaissements à 30 jours, il sera plus pertinent de prendre en compte le point mort mensuel.

Le dirigeant sait ainsi quel montant de chiffre d’affaires il doit réaliser chaque jour (mois, année) pour couvrir l’ensemble de ses charges et dépenses prévisionnelles, montant à partir duquel il commence à être bénéficiaire.

Le seuil de rentabilité ne peut être calculé qu’après avoir défini le plan de financement.

La formule de calcul est la suivante :

Il ne faut jamais perdre de vue qu’un prévisionnel d’exploitation ne reflète pas obligatoirement la réalité future, que personne ne peut anticiper avec une totale maîtrise, notamment au regard des facteurs externes à l’exploitation.

Toutefois, un prévisionnel en reprise d’entreprise est bien plus tangible et réalisable qu’en création d’entreprise, surtout s’il s’inscrit dans la continuité de l’exploitation précédente.

D’autres outils additionnels, tels que la création de process, la gestion des stocks, ou les tableaux de bords, sont autant de moyens permettant de maîtriser une partie importante de ses charges. Ils peuvent être préparés en amont de l’acquisition.

FAQ

Etablir son compte d'exploitation prévisionnel en 3 questions